Rechercheergebnisse organisieren und Inhalte freigeben mit Evernote Teams

Sammle Rechercheergebnisse und verwalte Wissen effektiv 

Hinter jedem abgeschlossenen Projekt steckt eine Menge Arbeit für die Recherche und Lösung von Problemen, die ihren Teil zur Realisierung beigetragen haben. Doch von Dateien auf Computern und als Lesezeichen gespeicherten Webseiten bis hin zu handschriftlichen Notizen und per E‑Mail versandten Artikeln ist dieses Wissen über verschiedene Personen und Anwendungen verstreut. Im Laufe der Jahre und durch ständige Änderungen in den Teams gehen diese wertvollen Informationen verloren. 

Evernote Teams hilft dir dabei, deine Rechercheergebnisse zu organisieren und sie mit anderen Teammitgliedern zu teilen und auf zukünftige Projekte zu übertragen. Nutze die Flexibilität ganz nach deinen Bedürfnissen, um Ideen auf deine Weise zu sammeln – sei es durch das Erfassen von Notizen, das Clippen von Webseiten oder das Anhängen von Dokumenten. Suche unternehmensweit nach Inhalten, um Verknüpfungen herzustellen, die du sonst verpassen würdest. Mit Evernote als eurer Informationszentrale wird das angesammelte Wissen deines Teams noch nützlicher und verbleibt auch dann im Unternehmen, wenn Mitglieder das Team oder das Unternehmen verlassen.

Wieso ist Wissensmanagement so wichtig?

Unternehmen neigen dazu, stets nach vorne zu schauen, wobei sich jedes Team auf ein Etappenziel nach dem anderen konzentriert, ohne zurückzublicken, um eine Bestandsaufnahme des dabei Gelernten zu machen. Aber Teil eines jeden größeren Projekts sind Recherchen, die auch für andere Teams von unschätzbarem Wert wären – wenn sie von deren Existenz wüssten. Das Marketing könnte Daten zum Kundenverhalten auf einer Festplatte herumliegen haben, die bei der Optimierung der nächsten Version des Produkts von Nutzen sein können. Die Finanzabteilung könnte ein Ertragsziel festgelegt haben, das nicht annähernd den Prognosen des Vertriebs entspricht. 

Eine gute Lösung für das Wissensmanagement unterstützt dich in Bezug auf zwei wichtige Aspekte:

• Situationsbewusstsein
  Verwandle unzusammenhängende Teilinformationen in nützliche Erkenntnisse für das Unternehmen. Der effektive Wissensaustausch ermöglicht es allen Mitarbeitern, Fakten und Ideen, die andere beigetragen haben, zu einem Gesamtbild zusammenzufügen, das der Arbeit einzelner Teams oder dem Unternehmen insgesamt als Orientierung dienen kann.

• Erhöhte Produktivität
  Vermeide aufwändige und zeitraubende Doppelarbeit. Wenn man es richtig macht, gehen Recherchen nur langsam voran. Womöglich beschreitet man zehn unterschiedliche Wege, bevor man auf den einen relevanten stößt. Eine gute Lösung für das Ideenmanagement sorgt dafür, dass die Mitarbeiter nicht unzählige Stunden mit der Suche nach Antworten verschwenden, die ihre Kollegen bereits gefunden haben.

Vorteile des zentralen Wissensmanagements

Es reicht nicht, die kollektiven Ideen des Unternehmens zu speichern, sie müssen auch leicht wiederzufinden sein. Mit anderen Worten, eure Lösung für das Wissensmanagement sollte die Recherchen an einem Ort organisieren, der nicht nur strukturiert, sondern auch durchsuchbar ist. Auf diese Weise wird dein Unternehmen in Hinblick auf einige wichtige Aspekte gestärkt:

• Bessere Kommunikation
  Je mehr jeder davon mitbekommt, was die anderen tun, desto leichter ist es, eigene relevante Ideen einzubringen. Auf diese Weise werden nicht nur Meetings effektiver, sondern es fördert auch die funktionsübergreifende Zusammenarbeit. 

• Schnelleres Lösen von Problemen
  Wenn ein Projekt auf ein Hindernis stößt, können die Beteiligten schnell herausfinden, ob andere bereits ein ähnliches Problem hatten, und mehr darüber erfahren, wie sie es bewältigt haben, ohne das Rad neu erfinden zu müssen.

• Aufbau effizienter Prozesse
  Teams können von den Erfolgen ihrer Kollegen profitieren. Wenn eine Gruppe einen effizienten Prozess oder Workflow entwickelt hat, können andere ihn als Vorlage nutzen und ihn an ihre eigenen Zwecke und Bedürfnisse anpassen.

Evernote Teams macht das Sammeln und Organisieren von Rechercheergebnissen zum Kinderspiel

• Notizbücher
  Notizbücher ermöglichen es dir, das Dokumentenmanagement an deine eigenen Bedürfnisse anzupassen. Speichere deine Notizen in Notizbüchern, die du nach Projekttiteln, Mitarbeiternamen, Geschäftsquartalen oder beliebigen anderen Kategorien, die für deine Teams sinnvoll sind, organisierst. 

• Arbeitsbereiche
  In Arbeitsbereichen werden wichtige Inhalte in den Vordergrund gestellt, damit alle Beteiligten auf dem selben Stand sind. Gruppiere deine Notizbücher in Arbeitsbereichen, damit alle Teams an einer zentralen Anlaufstelle sämtliche Inhalte finden, die für ihre Arbeit relevant sind.

• Pinnwand
  Verweist du regelmäßig auf die gleichen Informationen? Verfasse eine entsprechende Notiz und hefte sie oben im Arbeitsbereich an, damit sie immer leicht zugänglich ist. Du kannst dort auch neu erstellte Notizen anheften, um die Aufmerksamkeit auf sie zu lenken.

• Leistungsfähige Suchfunktion
  Finde alle benötigten Inhalte schnell wieder, ganz egal, wo sie gespeichert wurden. Suche anhand von Titeln, Datum, Inhaltstypen, Schlagwörtern oder Stichwörtern nach Notizen. Verwende Filter und erhalte bereits erste Treffer, während du noch tippst. Du kannst sogar in Bildern und handschriftlichen Notizen nach Wörtern suchen.  

Kommunikation und Zusammenarbeit

Durch den einfachen Zugriff auf relevante Rechercheergebnisse, unabhängig davon, wer sie erstellt hat, ermöglicht Evernote Teams es allen Mitarbeitern deines Unternehmens, ihre Arbeit von einer gemeinsamen Wissensbasis aus zu verrichten. Dies hat zur Folge, dass die Mitarbeiter nicht ständig aufs Neue dieselben Informationen kommunizieren müssen, was nur die Arbeitsabläufe verlangsamen würde und es den Teams unnötig erschwert, ihre Aufgaben zu erledigen. 

• Gemeinsame Dokumente
  Lege Berechtigungen fest, die es den Teammitgliedern ermöglichen, unabhängig von ihrem Aufenthaltsort an derselben Notiz zu arbeiten – auch wenn sie offline arbeiten.

• Neu
  Halte alle Beteiligten auf dem Laufenden, ohne allen Teammitgliedern eine E‑Mail schicken zu müssen. In den Arbeitsbereichen werden zuletzt erstellte und aktualisierte Notizen so angezeigt, dass sie sofort ins Auge fallen.