Heutzutage können sich Teams aus Personen zusammensetzen, die im selben Büro oder aber auf der anderen Seite der Welt arbeiten. Die Zusammenarbeit gestaltet sich jedoch selbst dann schwierig, wenn alle im selben Gebäude arbeiten. Wenn man dann noch die unterschiedlichen Arbeitsstile, Prioritäten, Kollaborationswerkzeuge und Zeitzonen berücksichtigt, kann es selbst dem besten Team schwerfallen, effektiv zusammenzuarbeiten. Arbeitsunterlagen, Meeting-Notizen und kreative Ideen verschwinden in der Versenkung einzelner Notebooks. Vergeudete Bemühungen und Missverständnisse in der Kommunikation behindern und frustrieren alle Beteiligten.
Mit Evernote Teams können deine Teams ihr kollektives Wissen, ihre Arbeitsabläufe und projektbezogenen Dokumente miteinander teilen, egal, von wo aus sie arbeiten. Dank spezieller Arbeitsbereiche und Notizbücher bleiben selbst geografisch weit verteilt agierende Teams auf dem gleichen Stand, um gemeinsam mehr zu erreichen. Die geräteübergreifende Synchronisation von Notizen in der Cloud bedeutet, dass ein Teammitglied eine Notiz auf ihrem Smartphone beginnen und sie auf ihrem Notebook ergänzen kann, während ein Teamkollege am anderen Ende der Welt an derselben Notiz arbeitet.
Bei der Cloud-Kollaboration bzw. Zusammenarbeit über die Cloud sind die Software und Daten im Web gespeichert statt lokal auf den Computern jedes Teammitglieds. Dadurch kann ein Team auf einfache Weise Ideen miteinander teilen und an denselben Dokumenten arbeiten, und zwar unabhängig davon, von wo aus die jeweiligen Mitglieder ihre Arbeit verrichten.
Cloudbasierte Kollaborationssoftware entstand im Zuge des mobilen Computereinsatzes, der zunehmenden Nutzung von Privatgeräten für geschäftliche Aufgaben, des Aufstiegs von Sofortnachrichten und sozialen Medien als Arbeitswerkzeuge sowie des wachsenden Vertrauens in die Sicherheit von cloudbasierten Services. In vielen Branchen ist die Zusammenarbeit über die Cloud heute normaler Geschäftsalltag – und eine Notwendigkeit für Wachstum und Erfolg.
Im Allgemeinen werden bei der Cloud-Kollaboration eine zentrale Dokumentenspeicherung mit Zugriffskontrolle und Werkzeugen zum Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten kombiniert. Gegenüber analogen oder rein standortgebundenen Werkzeugen für die Zusammenarbeit ermöglichen cloudbasierte Lösungen allen Arten von Teams eine reibungslosere und effektivere Zusammenarbeit.
Unabhängig davon, wo sich die Menschen auf der Welt befinden oder wann sie arbeiten müssen, bietet die Team-Kollaboration über die Cloud enorme Vorteile, wenn es darum geht, allen Beteiligten eine reibungslose Zusammenarbeit zu ermöglichen:
Zugriff rund um die Uhr
Werkzeuge für die Cloud-Kollaboration sorgen dafür, dass gemeinsam genutzte Dokumente jederzeit verfügbar sind – und zwar unabhängig davon, ob ein Teammitglied auf Reisen ist, von zu Hause aus arbeitet, flexible Arbeitszeiten benötigt oder am Wochenende etwas nachholen muss.
Aktuellste Versionen
Änderungen an Dokumenten aus der Cloud-Kollaboration werden automatisch in der Cloud aktualisiert, sodass allen Beteiligten stets die aktuellste Version zur Verfügung steht.
Höhere Produktivität
Die beste Software für die Cloud-Kollaboration hilft den Teams dabei, ihre Arbeit effizienter zu verrichten, indem sie die durch verschiedene Zeitzonen und geographische Lagen verursachten Reibungsverluste reduziert.
Einfachere Zusammenarbeit selbst für größte Gruppen
Je mehr Menschen man zusammenbringt, desto komplexer wird die Teamarbeit. Effektive Kollaborationswerkzeuge für die Cloud machen die Sache einfach und versetzen dadurch alle Beteiligten in die Lage, dank neuester Informationen stets auf dem Laufenden zu bleiben.
Biete deinen Teams eine zentrale Anlaufstelle für die berufliche Zusammenarbeit, bei der alle Mitglieder die neuesten Aktualisierungen einsehen, auf die aktuellsten Versionen jedes Dokuments zugreifen und ihre Arbeitsergebnisse und Ideen mit den übrigen Mitgliedern austauschen können. Das in hohem Maße flexible Benutzer-Erlebnis von Evernote ermöglicht es jedem Team, sich auf die für sie am beste geeignete Art und Weise zu vernetzen und auszutauschen. Zudem erweist sich Evernote als äußerst anpassungsfähig an unterschiedlichste Branchen und Arbeitsabläufe – einschließlich Vertrieb, Design und Marketing, Kundenbeziehungsmanagement und viele andere.
Kommunikation
Unabhängig davon, ob die Mitglieder ihre Arbeit im Büro, im Außendienst oder vom Homeoffice aus verrichten, selbst über große Entfernungen verteilte Teams bleiben mithilfe von Arbeitsbereichen, Notizbüchern und freigegebenen Notizen mühelos in Kontakt. Auftragnehmer und externe Mitarbeiter können bei Bedarf einbezogen werden, ohne dass sie vollständig in die Hauptsysteme des Unternehmens eingebunden werden müssen. Durch die Pinnwand und den Bereich „Neu“ in den Arbeitsbereichen der Teams ist sichergestellt, dass jeder Beteiligte die neuesten Aktualisierungen, den Projektstatus und die To‑do-Listen zu Gesicht bekommt. Sogar Mitarbeiter, die offline arbeiten, können Änderungen vornehmen oder neue Dokumente hinzufügen.
Projektmanagement und Aufgabenverfolgung
Halte alle Beteiligten mithilfe einer einfachen To‑do-Liste in einer freigegebenen Notiz auf dem Laufenden. Sorge für eine gute Organisation und verteile Aufgaben mithilfe unserer vordefinierten Vorlagen „Aufgabenbereiche“ oder „Projektübersicht“. (Mit der „Eisenhower-Matrix“-Vorlage kannst du dabei sogar bis ins kleinste Detail gehen.) Jedes Mal, wenn eine Checkliste oder eine projektbezogene Notiz aktualisiert wird, erscheint sie im Bereich „Neu“, damit jeder den Fortschritt mühelos im Blick behalten kann.
Evernote Teams ermöglicht es dir auch, ein eigenes System für das Tracking von Arbeitsabläufen einzurichten, das für dein Team maßgeschneidert ist. Notizen können mit Schlagwörtern versehen werden und Dokumente umbenannt werden, um den jeweiligen Projektstatus („Dringend“, „In Wartestellung“, „In Bearbeitung“ usw.) zu kennzeichnen. Notizen können auch einfach von einem Arbeitsbereich in einen anderen oder von einem Notizbuch in ein anderes verschoben werden, um die Statusänderung kenntlich zu machen. Diese Flexibilität ermöglicht es dir, das Projektmanagement und die Aufgabenverfolgung auf eure ganz spezifischen Bedürfnisse und Umstände zuzuschneiden – und sie bei Bedarf zu ändern, wenn sich eure Erfordernisse weiterentwickeln.
Datei-Speicherung
Mit einem monatlichen Upload-Kontingent von 20 GB und zusätzlichen 2 GB pro Nutzer für das Evernote-Konto eures Unternehmens bzw. eurer Organisation bietet Evernote Teams viel Platz zum Speichern von Dateien.
Integrationen
Als ressourcenschonende zentrale Anlaufstelle für die Teamarbeit spielt Evernote Teams ausgezeichnet mit anderen Anwendungen aus dem Technologiestack deines Unternehmens zusammen. Von Salesforce (Englisch) und Microsoft Teams aus könnt ihr auf all eure Notizen zugreifen, sie erstellen, nach ihnen suchen und sie bearbeiten. Von Gmail und Outlook (PDF auf Englisch) aus könnt ihr Notizen aus E‑Mails und Anhängen erstellen und vorhandene Notizen für andere freigeben. Google Drive-Dateien (PDF auf Englisch) könnt ihr in Evernote ablegen, um direkt von euren Notizbüchern und Arbeitsbereichen aus auf sie zuzugreifen. Auch Slack-Nachrichten lassen sich im Handumdrehen in Notizen umwandeln, um sie für das Team freigeben zu können. Ebenso könnt ihr direkt von Slack aus auf alle Notizen zugreifen, ohne ständig zwischen den Anwendungen wechseln zu müssen.
Sicherheit
Das für den Umgang mit den Daten von Evernote zuständige Rechenzentrum ist nach SAS 70 (Typ II) und SSAE16 SOC‑1 (Typ 2) zertifiziert. Für die Zugriffskontrolle setzt Evernote die Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) ein, um Single Sign-on (SSO) zu ermöglichen. Unsere SSO-Implementierung lässt sich leicht mit jedem großen Identitätsanbieter integrieren, der SAML 2.0 unterstützt. Darüber hinaus unterstützen wir auch ADFS. Evernote Teams verbindet sich mit der aktuellen Active Directory- oder LDAP-Lösung deines Unternehmens, sodass die Nutzer direkt von der vorhandenen Administratorkonsole aus eingeladen oder gelöscht werden können. Administratoren können sich innerhalb unserer Lösung nicht nur die Nutzer anzeigen lassen und verwalten sondern auch die Notizaktivitäten der Teammitglieder überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die richtigen Zugriffsberechtigungen für ihre jeweilige Rolle verfügen.
Speichere die gesamte Arbeit deines Teams an einem Ort, damit das ewige Suchen ein Ende hat und du wieder mehr Zeit für die wesentlichen Dinge hast.
Du hast jederzeit Zugriff auf Inhalte, um ortsunabhängig arbeiten zu können – im Büro, unterwegs oder offline.
Teile Ideen und Neuigkeiten mit deinem Team, damit im Laufe eurer Projekte alle jederzeit auf dem Laufenden sind.
Organisiere die Arbeitsweise deiner Teams, indem du Arbeitsbereiche und Freigabeberechtigungen ganz nach Bedarf einrichtest.
