Jokaisen valmiin projektin taustalla on runsaasti tutkimusta ja ongelmanratkomista. Mutta aina työpöydällä olevista tiedostoista ja kirjanmerkityistä verkkosivuista käsinkirjoitettuihin muistiinpanoihin ja sähköpostitse lähetettyihin artikkeleihin, nämä tiedot on siroteltu eri ihmisten ja käyttökohteiden välille. Vuosien mittaan nämä arvokkaat tiedot menetetään.
Evernote Teams auttaa järjestelemään tutkimukset, jakamaan ne tiimin jäsenten kanssa ja käyttämän niitä tulevissa projekteissa. Saa tarvitsemasi joustavuus, jotta voit kerätä ideoita omalla tavallasi, oli kyse sitten muistiinpanojen pitämisestä, verkkosivujen leikkaamisesta tai asiakirjojen liittämisestä. Suorita haku koko yrityksessä yhdistääksesi asioita tavalla, mikä ei muutoin onnistuisi. Evernote tietokeskuksena yrityksen tiedoista on enemmän hyötyä, eivätkä ne poistu tiimin jäsenten mukana.
Yrityksillä on taipumus katsoa eteenpäin siten, että jokainen tiimi keskittyy yhteen virstanpylvääseen ja sitten seuraavaan katsomatta taaksepäin ja tarkastelemalla, mitä matkalla on opittu. Mutta jokaiseen tärkeään projektiin liittyy tutkimusta, joka olisi mittaamattoman arvokasta muille tiimeille – jos ne tietäisivät siitä. Markkinointiosastolla voisi olla kiintolevyn uumenissa tietoja asiakaskäyttäytymisestä, mikä auttaisi tuoteosastoa viimeistelemään seuraavan tuotteen. Talousosasto voi olla täysin keskittynyt ansiotavoitteeseen, mikä ei millään tavoin vastaa myyntiosaston ennustetta.
Hyvä tiedonhallintaratkaisu auttaa kahdella tärkeällä tavalla:
Tilannetietoisuus
Muuta hajanaiset tiedonpalaset hyödyllisiksi yhtiön näkemyksiksi. Tehokas tiedonjako auttaa kaikkia yrityksen jäseniä keräämään muilta saatuja tietoja ja ideoita kokonaiskuvaan, joka voi ohjata yksittäisten tiimien tai koko yrityksen työtä.
Kasvanut tuottavuus
Vältä rankkojen ja aikaa vievien tehtävien toistamista. Kun tutkimukset tehdään oikein, ne liikkuvat hitaasti. Saatat kokeilla kymmentä lähestymistapaa ennen kuin löydät oikean. Hyvä ideahallintaratkaisu auttaa takaamaan, että ihmiset eivät haaskaa lukemattomia tunteja etsimällä vastauksia, jotka heidän työtoverinsa ovat jo löytäneet.
Ei riitä, että yrityksen ideat tallennetaan – niiden on oltava helposti löydettävissä. Näin ollen tiedonhallintaratkaisusi tulee järjestellä tutkimukset yhteen paikkaan, joka on sekä jäsennelty että hakukelpoinen. Tämä tukee yritystäsi muutamalla tärkeällä tavalla:
Parempi kommunikaatio
Mitä paremmin kaikki tietävät, mitä muut tekevät, sitä helpompi heidän on tukea olennaisia ideoita. Tämä tekee kokouksista tehokkaampia ja kannustaa toimintojen välistä yhteistyötä.
Nopeampi ongelmanratkaisu
Kun projekti jumittuu, sen osalliset näkevät nopeasti, onko muilla ollut samanlaisia ongelmia, ja oppivat ratkaisemaan ne tarvitsematta keksiä samoja ratkaisuja uudelleen.
Tehokkaiden prosessien kehittäminen
Tiimit voivat hyödyntää työtovereitten menestystä. Kun yksi ryhmä luo tehokkaan prosessin tai työnkulun, muut voivat käyttää sitä mallina ja mukauttaa sen omiin tarkoituksiinsa.
Muistikirjat
Muistikirjoilla voit mukauttaa asiakirjanhallintaa. Tallenna muistiinpanosi muistikirjoihin, jotka voit järjestellä projektin nimen, työntekijän nimen, varainhoitokvartaalin tai tiimisi ymmärtämän kategorian mukaan.
Työtilat
Työtilat esittävät tärkeät asiat selkeästi, jotta kaikki pysyvät koordinoituina. Ryhmitä muistikirjasi työtiloihin, jotta jokainen tiimi löytäisi omaan työhönsä liittyvät asiat yhdestä kätevästä paikasta.
Kiinnitetyt muistiinpanot
Käytätkö jatkuvasti samoja tietoja viitteenä? Kirjoita ne muistiinpanoon ja kiinnitä se työtilan ylälaitaan, jotta pääset siihen helposti. Voit myös kiinnittää uusimmat muistiinpanosi kiinnittääksesi huomion niihin.
Tehokas haku
Löydä kaikki tarvitsemasi tallennuspaikasta riippumatta. Hae muistiinpanoja otsikon, päivämäärän, sisältötyypin tai hakusanan perusteella. Käytä suodattimia ja saa tulokset kirjoittaessasi. Voit jopa hakea kuvissa ja käsinkirjoitetussa tekstissä olevia sanoja.
Tarjoamalla helpon pääsyn aiheeseen liittyvään tutkimukseen sen tekijästä riippumatta Evernote Teams auttaa kaikkia yrityksesi jäseniä työskentelemään samojen jaettujen tietojen pohjalta. Tällöin ihmisten ei tarvitse kommunikoida samoja tietoja toistuvasti, mikä jumittaisi työnkulkuja ja tekisi tiimeille vaikeammaksi saada asioita tehtyä.
Asiakirjayhteistyö
Määritä käyttöoikeuksia, joiden avulla tiimin jäsenet voivat työskennellä samassa muistiinpanossa sijainnistaan riippumatta – jopa työskennellessään offline.
Uutta
Pidä kaikki synkronoituina tarvitsematta lähettää sähköpostia koko tiimille. Työtilat esittävät äskettäin luodut ja päivitetyt muistiinpanot selkeästi.
Tallenna kaikenlaista sisältöä – aina sivustoita ja artikkeleista asiakirjoihin ja sähköposteihin – samaan paikkaan muistiinpanojen kanssa.
Kerää ja tallenna tutkimustöitä keskeiseen paikkaan, jolloin jokaisen tietämys on kaikkien käytettävissä.
Löydä tarvitsemasi nopeasti. Voit jopa suorittaa hakuja PDF:issä, Office-asiakirjoissa ja käsinkirjoitetuissa muistiinpanoissa.
Viittaa helposti aiempaan työhön riippumatta siitä, kuka sen teki, ja varmista, että tiedot pysyvät yrityksessä.
