Derrière chaque projet terminé se cachent une mine de recherches et un important travail de résolution de problèmes. Mais toutes ces données sont dispersées : elles se trouvent dans des dossiers, des pages Web ajoutées aux Favoris, des notes manuscrites, des articles envoyés par email… Au fur et à mesure que les équipes évoluent et que les années passent, ces informations précieuses finissent par se perdre.
Evernote Teams vous permet d'organiser vos recherches, de les partager avec vos collègues et de les utiliser dans de futurs projets. Bénéficiez de la flexibilité dont vous avez besoin pour collecter des idées comme vous le souhaitez : vous pouvez prendre des notes, capturer des pages Web ou joindre des documents. Faites des recherches dans toutes les données de votre entreprise et faites le lien entre les informations. Avec Evernote comme hub d'informations, vous pourrez tirer parti des connaissances et les conserver même si un membre de l'équipe venait à partir.
Les entreprises sont généralement tournées vers l'avenir. Chaque équipe franchit les différentes étapes une à une, sans regarder en arrière et faire le point sur les leçons à tirer des précédents projets. Pourtant, les recherches effectuées pour chaque gros projet pourraient être utiles à d'autres équipes qui, malheureusement, ignorent leur existence. Il est possible que le service marketing ait stocké des données sur le comportement des clients sur un disque dur et que ces données puissent aider le service chargé du développement des produits à affiner son travail. De même, l'équipe financière peut être obnubilée par un objectif de résultat qui n'a rien à voir avec les prévisions de l'équipe commerciale.
Une solution de gestion des connaissances efficace vous permettra d'améliorer :
La compréhension de la situation
Transformez les informations disparates en connaissances utiles pour l'entreprise. Un partage des connaissances efficace permet à chaque membre de l'entreprise de rassembler des faits et des idées pour avoir une vue d'ensemble de la situation et peut guider le travail des équipes individuelles ou de toute l'entreprise.
La productivité
Évitez de réaliser les tâches fastidieuses et chronophages en double. Les bonnes recherches prennent du temps. Vous pourriez bien essayer dix méthodes différentes avant de trouver la bonne. En adoptant une solution de gestion des idées efficace, vous éviterez à vos employés de passer des heures à chercher des solutions qui ont déjà été trouvées par leurs collègues.
Enregistrer les idées collectives de votre entreprise est une bonne initiative, mais elle ne suffit pas. Il faut également que les employés puissent les trouver facilement. Cela signifie que votre solution de gestion des connaissances doit organiser les recherches dans un espace structuré pouvant faire l'objet de recherches. Voici les avantages qu'en tirera votre entreprise :
Une communication améliorée
Plus les collaborateurs savent sur quoi travaillent leurs collègues, plus il est facile pour eux de partager des idées pertinentes. Cela rend les réunions plus efficaces et encourage la collaboration pluridisciplinaire.
Une résolution des problèmes plus rapide
Lorsqu'un projet rencontre un obstacle, les participants peuvent facilement voir si leurs collègues ont déjà rencontré ce problème et comment ils l'ont résolu, sans avoir à réinventer la roue.
Des processus plus efficaces
Les équipes peuvent tirer parti de la réussite de leurs collègues. Lorsqu'un groupe crée un processus ou un flux de travail efficace, les autres peuvent l'utiliser comme modèle et l'adapter à leurs besoins.
Carnets de notesLes
carnets de notes vous permettent de personnaliser votre gestion des documents. Enregistrez vos notes dans des carnets de notes que vous pourrez organiser par titre de projet, nom d'employé, trimestre fiscal ou toute autre catégorie utile à vos équipes.
Espaces
Les Espaces affichent les éléments importants pour que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. Regroupez vos carnets de notes dans des espaces pour que chaque équipe trouve des informations utiles à son travail dans un endroit pratique.
Notes épinglées
Vous consultez toujours les mêmes informations ? Enregistrez-les dans une note et épinglez cette note en haut d'un espace pour y accéder facilement. Vous pouvez aussi épingler d'autres notes que vous avez créées pour les mettre en évidence.
Fonctionnalité de recherche puissante
Trouvez toutes les informations dont vous avez besoin, où qu'elles se trouvent. Recherchez des notes par titre, date, type de contenu ou mot-clé. Appliquez des filtres et obtenez des résultats au fur et à mesure de votre saisie. Vous pouvez même rechercher des mots dans des images et du texte manuscrit.
En permettant aux collaborateurs d'accéder facilement à des recherches pertinentes, quel qu'en soit l'auteur, Evernote Teams aide les membres de votre entreprise à puiser dans les connaissances partagées. Cela signifie qu'ils n'ont plus à s'envoyer sans arrêt les mêmes informations, ce qui ralentit les flux de travail et les progrès des équipes.
Collaboration dans les documents
Définissez des autorisations pour permettre aux membres de l'équipe de travailler sur la même note, où qu'ils se trouvent et même s'ils ne sont pas connectés à Internet.
Nouveautés
Faites en sorte que tout le monde ait accès aux dernières informations sans avoir à envoyer des emails à chaque membre de l'équipe. Les Espaces placent les notes récemment créées et mises à jour au premier plan.
Enregistrez tout type de contenu (sites Web, articles, documents et emails) à côté de vos notes.
Rassemblez et stockez les recherches dans un hub central qui rend les connaissances de chacun accessibles à tous.
Trouvez rapidement ce que vous cherchez. Vous pouvez même faire des recherches dans des PDF, des documents Office et des notes manuscrites.
Consultez facilement les anciens travaux, quel qu'en soit l'auteur, et veillez à ce que les connaissances restent dans l'entreprise.
