Sederhanakan manajemen proyek Anda dengan Evernote Teams

Kuasai setiap detail untuk memajukan proyek

Proyek Anda memiliki banyak bagian yang bergerak. Dengan tim yang tersebar, tugas menumpuk, dan tenggat waktu semakin dekat, sulit untuk memenuhi kiriman tepat waktu. Untuk menjaga proyek tetap berjalan, Anda memerlukan organisasi yang jelas, akses cepat ke informasi penting, dan kolaborasi bebas hambatan.

Jadikan Evernote Teams sebagai pusat manajemen proyek Anda, dan simpan semua ide, dokumen, catatan rapat, garis waktu, dan daftar tugas yang relevan di satu tempat — dapat diakses oleh orang yang tepat. Dengan segala sesuatunya diatur ke dalam buku catatan dan ruang, Anda dapat dengan mudah melacak kemajuan dan memastikan semua orang selalu up-to-date, baik mereka bekerja di lokasi atau dari jarak jauh.

Evernote Teams dapat membantu Anda berhenti menyulap beberapa aplikasi, kehilangan jejak detail utama, dan membujuk anggota tim untuk pembaruan status.

Manajemen proyek yang lebih efisien

Alih-alih mengandalkan spreadsheet dan buku catatan untuk terus memantau proyek, sebagian besar tim saat ini menggunakan aplikasi perencanaan proyek, alat pelacakan proyek, atau solusi manajemen proyek cloud. Sistem ini mengatur sumber daya dan informasi, membuat manajemen proyek lebih efisien.

Evernote Teams dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan pelacakan proyek yang ringan, tetapi juga bersinar saat digunakan bersama platform pilihan organisasi Anda. Bersama-sama, Evernote dan perangkat lunak manajemen proyek terkemuka membentuk solusi lengkap untuk menjaga tim Anda tetap terinformasi, terhubung, dan produktif.

Kemampuan berikut sangat penting untuk manajemen proyek yang komprehensif:

• Organisasi proyek
  Proyek yang terorganisir jauh lebih mudah untuk direncanakan dan dijalankan. Alat manajemen proyek terbaik menawarkan cara intuitif untuk mengelompokkan informasi, orang, sumber daya, dan tugas.

• Saluran komunikasi
  Mengintegrasikan obrolan, komentar, dan bentuk komunikasi lainnya adalah kuncinya. Semua pesan yang terkait dengan proyek harus ditangkap dalam sistem manajemen proyek, sehingga anggota tim dapat dengan mudah menemukan catatan dari semua diskusi dan keputusan.

• Melacak hasil dan pencapaian
  Platform manajemen proyek terbaik melacak tugas, hal yang harus dilakukan, dan tenggat waktu, membantu kontributor individu tetap pada tugasnya. Ini memungkinkan manajer proyek mengatur titik kontak, menyesuaikan tanggal jatuh tempo, dan menetapkan kembali tugas jika perlu.

• Garis Waktu dan Bagan Gantt
  Penggambaran visual dari berbagai tugas dan tenggat waktu memberi tim gambaran 1000 kaki dari jadwal proyek. Bagan Gantt Digital sangat berguna, karena memungkinkan Anda menelusuri garis waktu untuk memahami tugas dan ketergantungan tertentu.

• Pelacakan waktu
  Setiap proyek memiliki beberapa jenis anggaran, yang terdiri dari jam kerja yang dapat ditagih. Solusi manajemen proyek yang kuat menggabungkan pelacakan waktu untuk pengguna individu dan membuat total waktu yang dihabiskan terlihat oleh para pemangku kepentingan.

• Pelaporan
  Klien dan bos menginginkan akses mudah ke pembaruan proyek. Daripada memaksa mereka untuk mengarungi spreadsheet yang rumit, sistem manajemen proyek terbaik menghasilkan laporan dengan berbagai tingkat detail.

Sesuaikan proses manajemen proyek Anda

Organisasi yang lebih kecil sering kali menggunakan Evernote Teams untuk semua kebutuhan manajemen proyek mereka. Organisasi yang lebih besar mungkin sudah berjalan terutama pada alat-alat seperti Asana, Trello, dan Basecamp. Evernote Teams meningkatkan alat-alat tersebut dengan berfungsi sebagai hub yang selalu dapat diakses untuk semua materi terkait proyek, dengan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan gaya manajemen atau alur kerja apa pun.

• Pusatkan semua jenis materi proyek
  Simpan teks, gambar, rekaman suara, kliping web, dan pindaian papan tulis dan kartu nama ke dalam catatan Anda. Tambahkan komentar dan revisi dengan membuat anotasi gambar dan PDF langsung di dalam Evernote. Semua konten ini dapat dicari untuk referensi yang mudah, berkat Pemindaian Dokumen, PDF dan Pencarian Dokumen, dan Pencarian Tulisan Tangan.

• Buat dasbor proyek
  Kumpulkan catatan terkait proyek ke dalam buku catatan dan tumpukan, yang dapat diatur berdasarkan subproyek, tim, atau kriteria apa pun yang Anda pilih. Buku Catatan dapat dikelompokkan ke dalam ruang khusus untuk proyek tersebut. Misalnya, ruang proyek video mungkin memiliki buku catatan untuk praproduksi, casting, dan storyboard. Ruang proyek berfungsi sebagai dasbor yang menyediakan pembaruan proyek sekilas.

• Membuat daftar tugas proyek dan hal yang harus dilakukan
  Pelacak proyek yang paling sederhana adalah catatan dengan daftar yang diurutkan, disesuaikan dengan kotak centang. Manajer proyek dapat memperoleh informasi lebih rinci dengan kerangkaArea Tanggung Jawab, Ikhtisar Proyek, atau Matriks Eisenhower kami. Manajer juga dapat menggunakan Zapier untuk membuat kartu Trello, tugas Asana, atau pesan Basecamp dalam Evernote.

• Melacak lini masa dan hasil
  Template Ikhtisar Proyek mencakup tabel sederhana untuk tugas dan tenggat waktu. Anda juga dapat menyesuaikan timeline menggunakan daftar dan tabel di catatan apa pun. Fleksibilitas Evernote memberi Anda alat pelacak proyek yang berfungsi sesuai keinginan Anda. Anda dapat menggunakan penandaan dan penamaan dokumen untuk menunjukkan tahapan proyek (Mendesak, Ditunda, Sedang Berlangsung, dll.). Atau buat buku catatan yang didedikasikan untuk tahapan proyek tertentu, dan pindahkan catatan yang relevan dari satu ke yang lain saat tim mengerjakan prosesnya.

• Tempatkan info terbaru dalam jangkauan
  Setiap kali anggota tim menambahkan atau memperbarui catatan terkait proyek di perangkat yang tersambung ke internet, konten baru segera tersedia untuk anggota tim lainnya. Untuk kontrol versi, manajer proyek dapat merujuk ke riwayat catatan.

• Pertahankan semua orang pada pemikiran yang sama, dari mana saja
  Tim proyek sering kali menyertakan orang-orang yang bekerja di lokasi berbeda. Evernote Teams memungkinkan kolaborasi tim yang mulus dengan kontrol akses yang sesuai. Siapa pun dengan izin yang tepat dapat membuat, mengedit, dan berbagi catatan proyek. Evernote Teams bekerja dengan baik di perangkat seluler seperti halnya di desktop, sehingga anggota tim dapat bekerja di mana saja — bahkan saat offline.

Integrasi yang mulus dengan alat manajemen proyek lainnya

Kami telah membangun integrasi langsung dengan berbagai alat manajemen proyek populer, sehingga tim Anda dapat mengintegrasikan kemampuan unik Evernote ke dalam alur kerja Anda yang ada.

Gmail dan Google Drive
Memiliki pesan dan file terkait proyek di Gmail dan Google Drive? Simpan ke Evernote, sehingga mereka tinggal di samping semua dokumen proyek Anda. File Google Drive muncul di catatan Anda sebagai kotak dengan informasi bermanfaat seperti nama file, jenis file, dan tanggal terakhir diubah. Tambahkan semua file proyek ke dalam satu catatan dan bagikan dengan tim Anda, jadi semua yang mereka butuhkan ada di satu tempat. Semua perubahan yang dibuat dalam sinkronisasi otomatis Google Drive ke ruang proyek Anda di Evernote.

Outlook dan Microsoft Teams
Simpan email yang relevan dengan proyek Anda dari Outlook ke Evernote tanpa meninggalkan kotak masuk Anda. Ini membuatnya mudah untuk mengarsipkan semua yang ada di dalam ruang proyek Anda. Misalnya, Anda dapat menyimpan faktur dari vendor luar bersama dengan catatan anggaran proyek. Anda juga dapat mengirim catatan email langsung dari Evernote hanya dengan satu klik. Evernote juga terintegrasi dengan Microsoft Teams, sehingga Anda dapat berbagi utas obrolan yang relevan ke dalam ruang proyek Anda. Anda juga dapat mengakses dan berbagi konten Evernote Teams yang relevan secara langsung dalam obrolan Microsoft Teams Anda.

Slack
Banyak tim berkolaborasi dan berkomunikasi melalui Slack. Dengan mengintegrasikan Evernote Teams dengan Slack, Anda dapat dengan mudah menemukan dan berbagi catatan terkait proyek dari dalam saluran Slack atau pesan langsung Anda. Saat Anda mengobrol di Slack, Anda dapat mengatur pengingat, membuat tugas, dan menyimpan keputusan penting ke Evernote untuk referensi di masa mendatang. Anda bahkan dapat mengubah percakapan saluran Slack menjadi catatan rapat dengan memotong semua pesan, PDF, dan dokumen ke Evernote.

Salesforce
Tim penjualan sering kali menghabiskan hampir seluruh hari mereka dalam Salesforce. Dengan mengintegrasikan Salesforce dengan Evernote Teams, Anda dapat menyematkan catatan terkait proyek ke catatan tertentu dan bahkan mengedit catatan tersebut langsung di dalam Salesforce.