Organizuj prace badawcze i udostępniaj informacje przy użyciu Evernote Teams

Gromadź materiały źródłowe i efektywnie zarządzaj wiedzą 

Za każdym ukończonym projektem kryje się ogrom wiedzy i pracy, włożonej w jego realizację. Wiedza ta jest jednak rozproszona pomiędzy ludźmi i aplikacjami - od plików na pulpitach i zakładek do stron internetowych po odręczne notatki i artykuły wysyłane pocztą elektroniczną. Z upływem lat i zmianami w zespołach te cenne informacje giną. 

Evernote Teams pomoże Ci uporządkować wiedzę, udostępnić ją współpracownikom i wykorzystać w przyszłych projektach. Zyskaj elastyczność, której potrzebujesz, aby gromadzić pomysły po swojemu, niezależnie od tego, czy chodzi o robienie notatek, wycinanie stron internetowych, czy dołączanie dokumentów. Przeszukuj zasoby całej firmy, aby tworzyć połączenia, które w przeciwnym razie by Ci umknęły. Z Evernote jako Twoim centrum informacji, wiedza całej firmy jest bardziej użyteczna i nie odejdzie wraz z odejściem kogoś z Twojego zespołu.

Dlaczego zarządzanie wiedzą jest ważne?

Firmy z reguły działają perspektywicznie, a każdy zespół koncentruje się na realizacji kolejnych etapów, nie oglądając się za siebie, by podsumować to, czego udało się po drodze nauczyć. Jednak każdy duży projekt obejmuje prace badawcze, których wyniki byłyby bezcenne dla innych zespołów - pod warunkiem, że wiedziałyby o ich istnieniu. Dział marketingu może mieć zakopane gdzieś na dysku dane na temat zachowań klientów, które mogłyby pomóc działowi produktowemu w dopracowaniu kolejnej wersji produktu. Zespół finansowy może być zdeterminowany do osiągnięcia zakładanego zysku, który nie jest bliski temu, co prognozuje dział sprzedaży. 

Dobre narzędzie do zarządzania wiedzą pomaga na dwa istotne sposoby:

• Świadomość sytuacyjna
  Przekształć nieuporządkowane strzępki danych w przydatne informacje o firmie. Efektywne dzielenie się wiedzą pozwala każdemu w firmie połączyć fakty i pomysły, które zostały wniesione przez innych, tworząc szerszy obraz mogący ukierunkować pracę poszczególnych zespołów lub firmy jako całości.

• Większa wydajność
  Unikaj powielania żmudnych i czasochłonnych zadań. Badania, gdy są prowadzone prawidłowo, postępują powoli. Możesz podążać dziesięcioma różnymi ścieżkami, zanim znajdziesz tę właściwą. Dobre rozwiązanie do zarządzania pomysłami pomoże Ci upewnić się, że pracownicy nie będą spędzać niezliczonych godzin na szukaniu odpowiedzi, które ich współpracownicy już znaleźli.

Korzyści płynące z centralnego zarządzania pomysłami

Nie wystarczy zapisać pomysłów zebranych przez firmę - trzeba je też móc łatwo znaleźć. Oznacza to, że rozwiązanie do zarządzania wiedzą powinno organizować wiedzę w jednym zorganizowanym i łatwym do przeszukiwania miejscu. Dzięki temu Twoja firma zyska przewagę w kilku kluczowych obszarach:

• Usprawniona komunikacja
  Im więcej każdy wie o tym, co robią inni, tym łatwiej jest im wnosić swoje istotne pomysły. Dzięki temu spotkania są bardziej efektywne i zachęcają do współpracy między różnymi działami. 

• Szybsze rozwiązywanie problemów
  Jeśli na drodze do realizacji projektu pojawi się przeszkoda, jego uczestnicy mogą szybko sprawdzić, czy ktoś inny nie miał podobnego problemu i dowiedzieć się, jak go rozwiązał, bez odkrywania koła na nowo.

• Budowanie efektywnych procedur
  Zespoły wzajemnie korzystać ze swoich osiągnięć. Gdy jedna grupa opracuje wydajną procedurę lub przepływ pracy, inni mogą użyć jej jako wzorca - dostosowując ją do własnych celów.

Evernote Teams ułatwia gromadzenie i organizowanie materiałów naukowych

• Notatniki
  Notatniki pozwalają dopasować sposób zarządzania dokumentami. Notatki można zapisywać w notatnikach, które można uporządkować według nazw projektów, nazwisk pracowników, kwartałów podatkowych lub dowolnych kategorii, które mają sens w danym zespole. 

• Obszary
  Obszary wydobywają na powierzchnię to, co ważne, i pomagają wszystkim trzymać rękę na pulsie. Pogrupuj swoje notatniki w obszary, aby każdy zespół mógł znaleźć to, co jest istotne dla jego pracy, w jednym wygodnym miejscu.

• Przypięte notatki
  Ciągle odnosisz się do tych samych informacji? Umieść je w notatce i przypnij ją do górnej części obszaru, aby zawsze była łatwo dostępna. Możesz również przypinać nowe notatki, aby zwrócić na nie uwagę.

• Wszechstronne wyszukiwanie
  Znajdź wszystko, czego potrzebujesz, bez względu na to, gdzie zostało zapisane. Szukaj notatek według tytułu, daty, typu zawartości lub słowa kluczowego. Stosuj filtry i otrzymuj wyniki podczas pisania. Możesz nawet wyszukiwać słowa na zdjęciach i w piśmie odręcznym.  

Komunikacja i współpraca

Zapewniając łatwy dostęp do ważnych materiałów naukowych, bez względu na to, kto je opracował, Evernote Teams pomaga wszystkim w Twojej firmie pracować z wykorzystaniem wspólnej wiedzy. Oznacza to, że pracownicy nie muszą w kółko przekazywać sobie tych samych informacji, co tylko spowalniało pracę i utrudniało zespołom wykonanie zadań. 

• Współpraca nad dokumentami
  Ustaw uprawnienia, które pozwolą członkom zespołu pracować nad tą samą notatką bez względu na to, gdzie się znajdują - nawet jeśli pracują w trybie offline.

• Co nowego
  Niech wszyscy będą na bieżąco, bez konieczności wysyłania e-maili do każdego członka zespołu. Obszary prezentują ostatnio utworzone i zaktualizowane notatki na pierwszym planie.