Có rất nhiều kết quả đầu ra cần đạt được trong một dự án. Thật khó để hoàn thành kết quả đầu ra đúng hạn khi các nhóm làm việc rải rác nhiều nơi, nhiệm vụ thì chồng chất và hạn chót thì đang cận kề. Để đảm bảo tiến độ dự án, bạn cần có hệ thống tổ chức rõ ràng, khả năng truy cập thông tin nhanh chóng và khả năng phối hợp thực hiện công việc một cách trơn tru.
Sử dụng Evernote Teams như trung tâm quản lý dự án của bạn để lưu giữ tất cả ý tưởng, tài liệu, ghi chú cuộc họp, lịch trình và danh sách việc cần làm có liên quan ở một nơi và cấp quyền truy cập cho những người phù hợp. Khi mọi thông tin đã được sắp xếp vào sổ tay và không gian, bạn có thể dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo mọi người đều có được thông tin mới nhất, cho dù họ làm việc tại cơ quan hay từ xa.
Evernote Teams có thể giúp bạn không phải chuyển đổi qua lại giữa nhiều ứng dụng, theo dõi những thông tin quan trọng và nhắc nhở thành viên trong nhóm cập nhật trạng thái.
Thay vì phải phụ thuộc vào bảng tính và vở tập để theo dõi dự án, ngày nay đa số các nhóm sử dụng ứng dụng quản lý dự án, công cụ theo dõi dự án hoặc một giải pháp quản lý dự án đám mây. Những hệ thống này giúp điều phối nguồn lực và thông tin, giúp nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý dự án.
Evernote Teams có thể được dùng như một công cụ lập kế hoạch và theo dõi dự án gọn nhẹ nhưng vẫn phát huy tác dụng khi kết hợp với nền tảng mà tổ chức của bạn sử dụng. Khi dùng kết hợp Evernote với một phần mềm quản lý dự án hàng đầu, bạn sẽ có trong tay một giải pháp toàn diện để đảm bảo nhóm của mình luôn được cập nhật thông tin, luôn giữ liên lạc với nhau và luôn làm việc hiệu quả.
Sau đây là những khả năng tối quan trọng để quản lý dự án một cách toàn diện:
Tổ chức dự án
Một dự án được tổ chức tốt sẽ dễ dàng lên kế hoạch và triển khai hơn nhiều. Những công cụ quản lý dự án hàng đầu cho bạn nhiều cách thuận tiện để tổ chức thông tin, nhân sự, nguồn lực và nhiệm vụ theo nhóm.
Kênh thông tin liên lạc
Chìa khóa cho vấn đề này là phải kết hợp được tính năng trao đổi bằng tin nhắn, bình luận với những hình thức thông tin liên lạc khác. Mọi tin nhắn thông tin trao đổi liên quan đến dự án cần được lưu trữ bên trong hệ thống quản lý dự án để các thành viên có thể nhanh chóng tìm lại cứ liệu của mọi cuộc trao đổi cũng như của mọi quyết định.
Theo dõi các kết quả chuyển giao và cột mốc quan trọng
Một hệ thống quản lý dự án tốt phải có khả năng theo dõi nhiệm vụ, việc cần làm và hạn chót, giúp mỗi người tham gia hoàn thành nhiệm vụ được giao. Việc này sẽ giúp cán bộ quản lý dự án xác định thời điểm cần can thiệp, điều chỉnh ngày đến hạn và giao nhiệm vụ cho người khác nếu cần.
Biểu đồ thời gian và biểu đồ Gantt
Việc minh họa nhiệm vụ và hạn chót bằng hình ảnh trực quan sẽ giúp cả nhóm thấy được bức tranh toàn cảnh về thời gian thực hiện dự án. Biểu đồ Gantt kỹ thuật số đặc biệt hữu ích trong trường hợp này vì có thể giúp bạn phân tích mốc thời gian để hiểu được những nhiệm vụ và công việc phụ thuộc cụ thể.
Theo dõi thời gian
Mỗi dự án đều có ngân sách. Ngân sách được chia thành giờ công để thanh toán. Giải pháp quản lý dự án hiệu quả phải có khả năng theo dõi thời gian của mỗi người dùng và thể hiện tổng thời gian đã thực hiện cho các bên liên quan.
Báo cáo
Khách hàng và lãnh đạo muốn nhanh chóng có được thông tin cập nhật về dự án. Thay vì buộc họ phải lần mò qua những trang tính phức tập, hệ thống quản lý dự án hiệu quả sẽ tạo ra báo cáo ở nhiều mức độ chi tiết.
Những tổ chức nhỏ thường dùng Evernote Teams để phục vụ cho mọi nhu cầu quản lý dự án của mình. Những tổ chức lớn có thể đã dùng những công cụ khác như Asana, Trello và Basecamp. Evernote Teams tăng cường thêm cho những công cụ đó bằng cách đóng vai trò là một trung tâm luôn luôn sẵn sàng khi cần lấy mọi thông tin liên quan đến dự án với khả năng thích ứng với mọi phong cách quản lý và quy trình làm việc.
Tập trung mọi loại tư liệu của dự án về một nơi
Lưu văn bản, hình ảnh, bản ghi âm, bản trích trang web, bản quét nội dung bảng trắng và bản quét danh thiếp vào ghi chú. Thêm bình luận và nội dung sửa đổi bằng cách chú giải cho hình ảnh và tệp PDF trực tiếp trong Evernote. Mọi nội dung đều có thể tìm kiếm được, giúp bạn dễ dàng tham khảo, nhờ có những tính năng như Quét tài liệu, Tìm nội dung trong tệp PDF và tài liệu và Tìm nội dung là chữ viết tay.
Xây dựng các trang tổng quan cho dự án
Tập hợp những ghi chú liên quan đến dự án vào sổ tay và chồng sổ tay. Bạn có thể sắp xếp sổ tay và chồng sổ tay theo tiểu dự án, nhóm hoặc bất kỳ tiêu chí nào mà bạn muốn. Bạn có thể nhóm nhiều sổ tay vào một không gian dành riêng cho dự án. Ví dụ: một không gian dự án làm video có thể chứa các sổ tay dành cho giai đoạn tiền kỳ, thử vai và phân cảnh kịch bản. Không gian dự án còn đóng vai trò là một trang tổng quan, giúp bạn xem nhanh thông tin cập nhật của dự án.
Tạo danh sách nhiệm vụ và việc cần làm cho dự án
Công cụ theo dõi dự án đơn giản nhất là một ghi chú có danh sách đánh số thứ tự, kèm thêm hộp kiểm. Cán bộ quản lý dự án có thể sử dụng các mẫu ghi chú như Phạm vi trách nhiệm, Thông tin tổng quan về dự án hoặc Ma trận Eisenhower để thu thập thêm thông tin chi tiết. Người quản lý cũng có thể dùng Zapier để tạo thẻ Trello, nhiệm vụ Asana hoặc tin nhắn Basecamp ngay trong Evernote.
Theo dõi thời gian và kết quả đầu ra
Mẫu Thông tin tổng quan về dự án là một bảng biểu đơn giản ghi nhiệm vụ và thời hạn. Bạn cũng có thể dùng danh sách và bảng biểu để điều chỉnh mốc thời gian trong ghi chú bất kỳ. Nhờ tính linh hoạt của Evernote mà bạn sẽ có trong tay một công cụ theo dõi dự án có thể làm việc theo cách bạn muốn. Bạn có thể dùng tính năng gắn thẻ và đặt tên cho tài liệu để thể hiện giai đoạn của dự án (Lưu ý, Tạm dừng, Đang thực hiện, v.v). Bạn cũng có thể tạo sổ tay riêng cho từng giai đoạn của dự án và di chuyển ghi chú liên quan từ sổ tay này sang sổ tay khác theo tiến độ công việc của các nhóm.
Mang thông tin mới nhất đến trong tầm tay
Mỗi khi thành viên trong nhóm thêm hoặc cập nhật ghi chú liên quan đến dự án trên một thiết bị có kết nối internet, nội dung mới sẽ ngay lập tức được cập nhật cho những thành viên khác trong nhóm. Để quản lý phiên bản, người quản lý dự án có thể tham khảo lịch sử ghi chú.
Đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin dù ở bất cứ đâu
Các thành viên trong nhóm thực hiện dự án thường làm việc ở nhiều nơi. Evernote Teams cho phép thành viên trong nhóm cộng tác với nhau một cách hiệu quả nhờ khả năng cấp quyền truy cập phù hợp. Thành viên được cấp quyền tương ứng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ ghi chú dự án. Evernote Teams có thể hoạt động trên thiết bị di động giống như trên máy tính, giúp các thành viên trong nhóm có thể làm việc ở bất cứ đâu, ngay cả khi không có mạng.
Chúng tôi đã xây dựng trình tích hợp với nhiều công cụ quản lý dự án phổ biến để nhóm của bạn có thể áp dụng những khả năng đặc biệt của Evernote vào quy trình công việc hiện có của mình.
Gmail và Google Drive
Bạn có thư và tệp liên quan đến dự án trong Gmail và Google Drive? Hãy lưu vào Evernote, để đặt chúng bên cạnh những tài liệu khác của dự án. Tệp Google Drive xuất hiện trong ghi chú dưới dạng hộp, kèm theo những thông tin có ích như tên tệp, loại tệp và ngày sửa đổi gần nhất. Thêm mọi tệp của dự án vào cùng một ghi chú rồi chia sẻ với nhóm, để họ có được mọi thứ cần thiết ở cùng một nơi. Tất cả thay đổi thực hiện trong Google Drive sẽ tự động đồng bộ hoá với không gian dự án của bạn trong Evernote.
Outlook và Microsoft Teams
Lưu email liên quan đến dự án của bạn từ Outlook vào Evernote mà không cần rời khỏi hộp thư đến, nhờ vậy bạn có thể dễ dàng lưu trữ mọi thứ trong không gian dự án của bạn. Ví dụ, bạn có thể giữ hoá đơn của các nhà cung ứng bên ngoài cùng với ghi chú về ngân sách dự án. Bạn cũng có thể trực tiếp gửi ghi chú qua email từ Evernote, chỉ cần một lần bấm chuột. Evernote cũng tích hợp với Microsoft Teams, nhờ vậy bạn có thể đưa những tin nhắn trao đổi có liên quan vào không gian dự án của bạn. Bạn cũng có thể truy cập và chia sẻ những nội dung liên quan trong Evernote Teams trực tiếp với cuộc trao đổi với nhóm trong Microsoft Teams.
Slack
Nhiều nhóm cộng tác và liên lạc qua Slack. Bằng cách tích hợp Evernote Teams với Slack, bạn có thể dễ dàng tìm và chia sẻ những ghi chú liên quan đến dự án từ bên trong kênh Slack của bạn hoặc tin nhắn trực tiếp. Khi đang trao đổi trong Slack, bạn có thể đặt lời nhắc, tạo nhiệm vụ và lưu những quyết định quan trọng vào Evernote để tham khảo sau. Bạn thậm chí có thể chuyển những cuộc trao đổi trong kênh Slack thành ghi chú họp bằng cách trích tất cả tin nhắn, tệp PDF và tài liệu vào Evernote.
Salesforce
Các nhóm bán hàng thường dành cả ngày làm việc trong Salesforce. Bằng cách tích hợp Salesforce với Evernote Teams, bạn có thể gắn những ghi chú liên quan đến dự án với những hồ sơ cụ thể, thậm chí còn có thể chỉnh sửa những ghi chú đó trực tiếp trong Salesforce.
Sắp xếp dự án mới vào một không gian làm việc để lưu lại ý tưởng, quyết định và kết quả suy nghĩ.
Đặt lời nhắc, theo dõi hạn chót và thu thập ý kiến phản hồi trong quá trình nhóm của bạn làm việc.
Giảm bớt những cuộc họp không cần thiết nhờ cung cấp cho các bên liên quan nhiều cách để theo dõi tiến độ dự án.
Tránh phải làm một việc nhiều lần. Mọi người trong công ty đều có thể dễ dàng tìm thấy và tham khảo những việc đã làm trước đó.
