وراء كل مشروع منتهي ثروة من الأبحاث وطرق لحل المشكلات ساهمت في تحقيقه. ولكن سواء بالنسبة للملفات الموجودة على أجهزة سطح المكتب، وصفحات الويب التي تم وضع إشارة مرجعية عليها، والملاحظات المكتوبة بخط اليد والمقالات المرسلة عبر البريد الإلكتروني، فإن هذه المعرفة تتوزَّع بين الأشخاص والتطبيقات. ومع مرور السنين وتغيُّر الفِرَق، تضيع هذه المعلومات القَيّمة.
يساعدك Evernote Teams في تنظيم بحثك، ومشاركته مع زملائك في الفريق، وتطبيقه على المشاريع المستقبلية. احصل على المرونة التي تحتاجها لتجميع الأفكار على طريقتك، سواء أكان ذلك من خلال تدوين الملاحظات أو حفظ صفحات الويب، أو إرفاق المستندات. ابحث عبر الشركة بأكملها لإجراء عمليات الربط التي قد تفوتك إن لم تفعل ذلك. باستخدام Evernote كمركز معلومات خاص بك، تصبح معارف الشركة أكثر فائدة، كما لن تغادر هذه المعارف شركتك عندما يغادرها أحد أعضاء فريقك.
تميل الشركات إلى التطلع إلى الأمام، حيث يركز كل فريق على معلم تلو الآخر دون النظر إلى الوراء لتقييم ما تعلموه على طول الطريق. لكن كل مشروع كبير يتضمن بحثًا، وذلك البحث سيشكل قيمة كبيرة للفِرَق الأخرى—إذا علموا بوجوده. قد يكون لدى إدارة التسويق بيانات حول سلوك العملاء، وتكون تلك البيانات مطمورة في محرك الأقراص الصلبة، وهي بيانات يمكن أن تساعد في تحسين المنتج ليخرج الإصدار التالي منه بصورة أفضل. قد تستهدف الإدارة المالية أرباحًا معينة، في نفس الوقت الذي لا يكون فيه ذلك الهدف قريبًا بأي شكل من توقعات إدارة المبيعات.
يساعدك حل إدارة المعرفة الجيد بطريقتين مهمتين:
الوعي بالموقف
تحويل الأجزاء المفككة من المعلومات إلى رؤى مفيدة للشركة. تسمح مشاركة المعرفة الفعالة لأي شخص في الشركة بتجميع الحقائق والأفكار التي ساهم بها الآخرون في صورة أكبر يمكن أن توجه عمل الفِرَق الفردية أو عمل الشركة ككل.
زيادة الإنتاجية
تجنب تكرار المهام الشاقة والمُسْتَهْلِكة للوقت. عندما يتم ذلك بشكل صحيح، يتحرك البحث ببطء. قد تسلك عشرة مسارات مختلفة قبل أن تجد المسار المناسب. يساعدك حل إدارة الأفكار الجيدة على التأكد من عدم استهلاك الأشخاص ساعات لا حصر لها في البحث عن إجابات وجدها زملاؤهم في العمل بالفعل.
لا يكفي حفظ الأفكار الجماعية لشركتك—بل يجب العثور عليها بسهولة. هذا يعني أن حل إدارة المعرفة الخاص بك يجب أن ينظم الأبحاث في مكان واحد منظم وقابل للبحث. يعمل ذلك على تمكين شركتك بعدة طرق رئيسية:
تحسين التواصل
كلما زاد وعي كل الأشخاص بما يفعله الآخرون، كلما كان من الأسهل عليهم المساهمة بأفكار ذات صلة. ومن شأن ذلك أنه يجعل الاجتماعات أكثر فعالية ويشجع على التعاون بين الأقسام المختلفة.
حل أسرع للمشكلات
عندما يواجه المشروع عقبة في طريقه، فيمكن لأصحاب المصالح معرفة ما إذا كان الآخرون قد واجهوا مشكلة مماثلة، ومعرفة طريقة حلهم لتلك المشكلة، دون إعادة اختراع العجلة.
بناء عمليات فعالة
يمكن للفِرَق الاستفادة من نجاح زملائهم. عندما تقوم مجموعة ما بإنشاء عملية فعالة أو طريقة لسير عمل، فيمكن للآخرين استخدامها كقالب—مع قيامهم بتكييفها مع أغراضهم الخاصة.
دفاتر الملاحظات
تتيح لك دفاتر الملاحظات إمكانية تخصيص طريقتك في إدارة مستنداتك. احفظ ملاحظاتك في دفاتر ملاحظات يمكنك تنظيمها حسب عنوان المشروع، أو اسم الموظف، أو ربع السنة المالية، أو أي تصنيف منطقي بالنسبة لفِرَقك.
مساحات العمل
تعمل مساحات العمل على جلب ما هو مهم للسطح لتساعد بذلك في إبقاء الجميع عل دراية بنفس الأشياء. اجمع دفاتر ملاحظاتك في مساحات عمل، حتى يتمكن كل فريق من العثور على ما يناسب عمله في مكان واحد مناسب.
الملاحظات المثبتة
هل ترجع باستمرار إلى نفس المعلومات؟ ضعها في ملاحظة وثبتها في الجزء العلوي من إحدى مساحات العمل، بحيث يسهل الوصول إليها دائمًا. يمكنك أيضًا تثبيت الملاحظات الجديدة التي أنشأتها للفت الانتباه إليها.
البحث القوي
ابحث عن أي شيء تريده، بغض النظر عن مكان حفظه. ابحث عن الملاحظات حسب العنوان، أو التاريخ أو نوع المحتوى، أو الكلمة المفتاحية. قم بتطبيق عوامل التصفية واحصل على النتائج في أثناء الكتابة. يمكنك حتى البحث عن الكلمات في الصور والكتابة اليدوية.
من خلال توفير إمكانية للوصول السهل إلى الأبحاث ذات الصلة، بغض النظر عمن قام بها، يساعد Evernote Teams الجميع في شركتك على العمل من أساس معرفي مشترك يتشاركه الجميع. هذا يعني أن الأشخاص لا يضطرون إلى توصيل نفس المعلومات مرارًا وتكرارًا، مما يعيق سير العمل ويجعل من الصعب على الفِرَق إنجاز المهام.
توثيق التعاون
قم بإعطاء الأذونات التي تتيح لأعضاء الفريق العمل على نفس الملاحظة، بغض النظر عن مكان وجودهم—حتى إذا كانوا يعملون دون اتصال.
ما الجديد
إبقاء الجميع على دراية بنفس الأشياء، دون الحاجة إلى إرسال بريد إلكتروني إلى كل أعضاء الفريق. تعرض مساحات العمل الملاحظات التي تم إنشاؤها وتحديثها مؤخرًا، أمامك مباشرة.
احفظ أي نوع من المحتوى — من المواقع الإلكترونية والمقالات إلى المستندات ورسائل البريد الإلكتروني — جنبًا إلى جنب مع ملاحظاتك.
يجمع ويخزن الأبحاث في مركز محوري يجعل المعرفة الخاصة بكل فرد متاحة للجميع.
اعثر على ما تحتاجه بسرعة. يمكنك أيضًا البحث داخل ملفات PDF ومستندات Office والملاحظات المكتوبة بخط اليد.
يمكنك الرجوع بسهولة إلى الأعمال السابقة، بغض النظر عمن قام بتلك الأعمال، وتأكد من بقاء المعرفة داخل الشركة.
