Forenkl din projektledelse med Evernote Teams

Behersk alle detaljer for at skabe fremdrift for projekter

Dine projekter består af mange bevægelige dele. Med spredte teams, opgaver der hober sig op og deadlines der nærmer sig kan det være svært at levere til tiden. For at holde projekter på rette spor har du brug for tydelig organisering, hurtig adgang til vigtig information og et problemfrit samarbejde.

Gør Evernote Teams til dit center for projektledelse og gem alle relevante idéer, dokumenter, mødenoter, tidslinjer og huskelister på ét sted så alt er tilgængeligt for de rigtige personer. Med alt organiseret i notesbøger og projektområde kan du nemt spore fremskridt og sørge for, at alle er opdaterede, uanset om de arbejder på stedet eller eksternt.

Med Evernote Teams behøver du ikke længere at jonglere rundt med flere apps, ligesom du undgår at miste vigtige oplysninger eller at skulle påminde teammedlemmer om at give statusopdateringer.

Mere effektiv projektledelse

I stedet for at bruge regneark og skriveblokke til at holde styr på projekter, så bruger de fleste teams i dag en app til projektplanlægning, et værktøj til projektsporing eller en skybaseret projektledelsesløsning. Disse systemer ordner ressourcer og information, hvilket gør projektledelsen mere effektiv.

Evernote Teams kan bruges som et enkelt værktøj til projektplanlægning og sporing og er ligeledes optimalt når det bruges sammen med din valgte organisationsplatform.  Sammen med førende projektledelsessoftware bliver Evernote til en komplet løsning, der kan holde dit team velinformeret, forbundet og produktivt.

Følgende funktioner er afgørende for detaljeret projektledelse:

• Projektorganisering
  Et velorganiseret projekt er meget lettere at planlægge og udføre. De bedste værktøjer til projektledelse tilbyder intuitive metoder til at gruppere information, mennesker, ressourcer og opgaver.

• Kommunikationskanaler
  Det er vigtigt at integrere chat, kommentarer og andre former for kommunikation. Alle projektrelaterede meddelelser bør samles i projektledelsessystemet således at teammedlemmer nemt kan finde samtlige diskussioner og beslutninger.

• Sporing af leverancer og milepæle
  De bedste projektledelsesplatforme holder styr på opgaver, handlingspunkter og deadlines, hvilket hjælper de enkelte bidragsydere med at fokusere på opgaven. Dette giver projektledere mulighed for at arrangere kontaktpunkter, justere forfaldsdatoer og omfordele opgaver efter behov.

• Tidslinjer og Gantt-skemaer
  Visuelle afbildninger af forskellige opgaver og deadlines giver teamet et helhedsbillede af tidsplanen for et projekt. Digitale Gantt-skemaer er særligt nyttige eftersom de gør at du kan gå i dybden med tidslinjen for at forstå specifikke opgaver og afhængigheder.

• Tidssporing
  Hvert projekt har en form for budget, som består af arbejdstid, der kan faktureres. Effektive projektledelsesløsninger inkorporerer tidssporing for individuelle brugere og gør det samlede tidsforbrug synligt for interesserede parter.

• Rapportering
  Kunder og chefer ønsker nem adgang til projektopdateringer. I stedet for at tvinge dem til at gennemgå besværlige regneark sørger de bedste projektledelsessystemer for at generere rapporter på forskellige detaljeringsniveauer.

Tilpas dine processer for projektledelse

Mindre virksomheder bruger ofte Evernote Teams til at dække samtlige behov indenfor projektledelse. Større virksomheder anvender måske allerede værktøjer såsom Asana, Trello og Basecamp som deres primære værktøjer. Evernote Teams forbedrer disse værktøjer ved at fungere som et knudepunkt for alle projektrelaterede materialer, der altid er tilgængeligt, og det giver mulighed for at tilpasse sig enhver ledelsesstil eller arbejdsgang på en fleksibel måde.

• Centraliser alle typer af projektmateriale
  Gem tekst, billeder, stemmeoptagelser, webklip og scanninger af whiteboards og visitkort i dine noter. Tilføj kommentarer og revisioner ved at annotere billeder og PDF-filer direkte i Evernote. Alt dette indhold er søgbart og nemt at finde takket være dokumentscanning, PDF- og dokumentsøgningog søgning efter håndskrevet tekst.

• Skab projektoversigter
  Saml projektrelaterede noter i notesbøger og stakke, som kan organiseres efter underprojekt, team eller et hvilket som helst kriterium, du vælger. Notesbøger kan grupperes i et dedikeret projektområde for det pågældende projekt. For eksempel kan et videoprojektområde indeholde notesbøger vedr. forproduktion, casting og storyboards. Projektområdet fungerer som en oversigt, der videregiver projektopdateringer på et øjeblik.

• Opret projektopgavelister og opgaver
  Den mest simple form for projektsporing er en note med en velordnet liste og dertil hørende afkrydsningsfelter. Projektledere gå mere i detaljer med vores skabeloner for Ansvarsområder, Projektoversigt eller Eisenhower-modellen. Ledere kan også bruge Zapier til at oprette Trello-kort, Asana-opgaver eller Basecamp-meddelelser i Evernote.

• Spor tidslinjer og leverancer
  Projektoversigt-skabelonen indeholder en simpel tabel til opgaver og deadlines. Du kan også tilpasse en tidslinje ved hjælp af lister og tabeller i en hvilken som helst note. Evernotes alsidighed giver dig et projektsporingsværktøj, der fungerer præcis som du vil. Du kan bruge mærker og navngive dokumenter så de stemmer overens med de forskellige projektfaser (Haster, Ventende, Igangværende osv.) eller oprette notesbøger der er dedikeret til de specifikke projektfaser og flytte relevante noter fra den ene til den anden, når teams arbejder igennem processen.

• Sørg for at den seneste information er inden for rækkevidde
  Når et teammedlem tilføjer eller opdaterer en projektrelateret note på en enhed, der er tilsluttet internettet, så vildet nye indhold straks være tilgængeligt for resten af teamet. For versionskontrol kan projektledere henvise til notehistorik.

• Hold alle opdateret overalt
  Projektteams inkluderer ofte folk, der arbejder forskellige steder. Evernote Teams muliggør problemfrit teamsamarbejde med passende adgangskontrol. Alle personer med de korrekte tilladelser kan oprette, redigere og dele projektnoter. Evernote Teams fungerer lige så godt på en mobilenhed som på skrivebordet, og det betyder at teammedlemmer kan arbejde overalt - også offline.

Problemfri integration med andre projektledelsesværktøjer

Vi har bygget direkte integrationer med en bred vifte af populære værktøjer til projektledelse således at dit team kan integrere Evernotes unikke funktioner med dit nuværende workflow.

Gmail og Google Drev
Har I projektrelaterede meddelelser og filer i Gmail og Google Drev? Gem dem i Evernote, så de findes sammen med alle dine projektdokumenter. Google Drev-filer vises i dine noter som felter med nyttige oplysninger såsom filnavn, filtype og seneste ændringsdato. Føj alle projektfiler til en enkelt note og del den med dit team, så alt hvad de har brug for er samlet på ét sted. Alle ændringer der foretages i Google Drev synkroniseres automatisk med dit projektrelaterede projektområde i Evernote.

Outlook og Microsoft Teams
Gem e-mails der er relevante for dine projekter fra Outlook i Evernote uden at forlade din indbakke. Det gør det nemmere at arkivere alt inden for ét projektrelateret projektområde. Du kan eksempelvis gemme fakturaer fra eksterne leverandører sammen med projektbudgetnoter. Du kan også e-maile noter direkte fra Evernote med kun ét klik. Evernote integreres ligeledes med Microsoft Teams således at du kan dele relevante chattråde i dit projektområde, ligesom du kan få adgang til og dele relevant Evernote Teams-indhold direkte i din Microsoft-teamchat.

Slack
Mange teams samarbejder og kommunikerer via Slack. Ved at integrere Evernote Teams med Slackkan du nemt finde og dele projektrelaterede noter fra din Slack-kanal eller direkte besked. Når du chatter i Slack kan du angive påmindelser, oprette opgaver og gemme vigtige beslutninger i Evernote til fremtidig brug. Du kan endda forvandle samtaler i Slack-kanaler til mødenoter ved at klippe alle meddelelser, PDF-filer og dokumenter til Evernote.

Salesforce
Salgs-teams tilbringer ofte næsten hele dagen i Salesforce. Ved at integrere Salesforce med Evernote Teams kan du fastgøre projektrelaterede noter til bestemte poster og ligeledes redigere disse noter direkte i Salesforce.