Tus proyectos tienen muchas partes que cambian constantemente. Con los equipos dispersos, las tareas que se acumulan y los plazos que se aproximan rápidamente, es difícil cumplir con las entregas. Para mantener los proyectos en marcha, necesitas una organización clara, acceso rápido a información importante y una colaboración fluida.
Convierte Evernote Teams en tu centro de gestión de proyectos y guarda todas tus ideas, documentos, notas de reuniones, cronogramas y listas de tareas pendientes relevantes en un solo lugar, al que podrán acceder las personas que tú elijas. Si tienes todo organizado en libretas y espacios, podrás realizar fácilmente un seguimiento del progreso y asegurarte de que todos estén actualizados, tanto si trabajan desde la oficina o de forma remota.
Evernote Teams puede ayudarte a que dejes de hacer malabarismos con varias aplicaciones, obviar los detalles importantes y acosar a los miembros del equipo para obtener actualizaciones de estado.
En lugar de depender de hojas de cálculo y blocs de notas legales para saber el estado de los proyectos, hoy en día, la mayoría de los equipos utilizan una aplicación de planificación de proyectos, una herramienta de seguimiento de proyectos o una solución de gestión de proyectos en la nube. Estos sistemas organizan recursos e información, y hacen que la gestión de proyectos sea más eficiente.
Evernote Teams se puede usar como una herramienta ligera de planificación y seguimiento de proyectos, pero también es perfecta si se utiliza junto con la plataforma que elija tu organización. Juntos, Evernote y el software líder de gestión de proyectos forman una solución completa para mantener a tu equipo informado, conectado y productivo.
Las siguientes capacidades son vitales para la gestión integral de proyectos:
Organización de proyectos
Un proyecto organizado es mucho más fácil de planificar y ejecutar. Las mejores herramientas de gestión de proyectos ofrecen formas intuitivas de agrupar información, personas, recursos y tareas.
Canales de comunicación
Es fundamental integrar el chat, los comentarios y otras formas de comunicación. Todos los mensajes relacionados con el proyecto deben capturarse dentro del sistema de gestión del proyecto para que los miembros del equipo puedan encontrar fácilmente un registro de todas las conversaciones y decisiones.
Seguimiento de las entregas y los hitos
Las mejores plataformas de gestión de proyectos realizan un seguimiento de las tareas, las tareas pendientes y los plazos, ayudando así a los contribuyentes individuales a mantenerse al día. Eso permite a los gerentes de proyecto organizar puntos de contacto, ajustar fechas de entrega y reasignar tareas cuando es necesario.
Calendarios y diagramas de Gantt
Las representaciones visuales de las distintas tareas y fechas de entrega proporcionan al equipo una visión completa del calendario de un proyecto. Los diagramas digitales de Gantt son especialmente útiles, ya que permiten profundizar en el calendario para comprender las tareas y dependencias específicas.
Seguimiento del tiempo
Cada proyecto tiene algún tipo de presupuesto, compuesto de horas de trabajo facturables. Las soluciones sólidas de gestión de proyectos incorporan el seguimiento del tiempo para los usuarios individuales y permiten que los interesados vean el tiempo total dedicado.
Notificación
Los clientes y los jefes desean acceder fácilmente a las actualizaciones del proyecto. En lugar de obligarlos a leer hojas de cálculo complejas, los mejores sistemas de gestión de proyectos generan informes con diversos niveles de detalle.
Las organizaciones más pequeñas a menudo utilizan Evernote Teams para todas sus necesidades de gestión de proyectos. Las organizaciones más grandes pueden utilizar principalmente herramientas como Asana, Trello y Basecamp. Evernote Teams refuerza esas herramientas al actuar como un centro siempre accesible para todos los materiales relacionados con proyectos, con la flexibilidad de adaptarse a cualquier estilo de gestión o flujo de trabajo.
Centraliza todo tipo de materiales de proyectos
Guarda texto, imágenes, grabaciones de voz, recortes de páginas web y escaneos de pizarras y tarjetas de visita en tus notas. Añade comentarios y revisiones anotando imágenes y archivos PDF directamente dentro de Evernote. Todo ese contenido se puede consultar fácilmente mediante búsquedas gracias al Escaneo de documentos , la Búsqueda de archivos PDF y documentos y la Búsqueda de texto escrito a mano.
Crea paneles de proyectos
Recopila notas relacionadas con proyectos en libretas y pilas , que se pueden organizar por subproyecto, equipo o cualquier criterio que elijas. Las libretas se pueden agrupar en un espacio dedicado para el proyecto. Por ejemplo, un espacio de proyecto de vídeo puede tener libretas para preproducción, casting y guiones gráficos. El espacio del proyecto sirve como un panel de control que proporciona actualizaciones del proyecto con solo un vistazo.
Crea listas de tareas y tareas pendientes del proyecto
El rastreador de proyectos más sencillo es una nota con una lista ordenada, personalizada con casillas de verificación. Los gerentes de proyecto pueden obtener más detalles con nuestras plantillas de Áreas de responsabilidad, Descripción general del proyecto, o o Matriz de Eisenhower. Los gestores también pueden utilizar Zapier para crear tarjetas Trello, tareas de Asana o mensajes Basecamp dentro de Evernote
Seguimiento de plazos y entregas
La plantilla resumen del proyecto incluye una tabla sencilla para las tareas y los plazos. También puedes personalizar un plazo con listas y tablas en cualquier nota. La versatilidad de Evernote te ofrece una herramienta de seguimiento de proyectos que funciona como quieras. Puedes usar las etiquetas y los nombres de los documentos para indicar las etapas del proyecto (Urgente, En espera, En curso, etc.). O crear libretas dedicadas a etapas específicas del proyecto y mover las notas relevantes de una a otra a medida que los equipos vayan avanzando en el proceso.
Pon la información más reciente al alcance de todos
Cada vez que un miembro del equipo añade o actualiza una nota relacionada con el proyecto en un dispositivo conectado a Internet, el contenido más reciente queda disponible de inmediato para el resto del equipo. Para el control de versiones, los gerentes de proyecto pueden consultar el historial de notas.
Mantén a todos al día, desde cualquier lugar
Los equipos de proyecto a menudo incluyen personas que trabajan en diferentes ubicaciones. Evernote Teams permite a los equipos colaborar fácilmente con controles de acceso adecuados. Cualquier persona que tenga los permisos adecuados puede crear, editar y compartir notas del proyecto. Evernote Teams funciona igual de bien en los dispositivos móviles que en los ordenadores, por lo que los miembros del equipo pueden trabajar desde cualquier lugar, incluso sin conexión a Internet.
Hemos creado integraciones directas con una amplia gama de herramientas populares de gestión de proyectos, para que tu equipo pueda integrar las capacidades únicas de Evernote en el flujo de trabajo actual.
Gmail and Google Drive
¿Tienes mensajes y archivos relacionados con el proyecto en Gmail y Google Drive? Guárdalos en Evernote, junto con todos los documentos de tu proyecto. Los archivos de Google Drive aparecen en las notas como cuadros con información útil como el nombre del archivo, el tipo de archivo y la última fecha de modificación. Añade todos los archivos del proyecto en una sola nota y compártela con tu equipo para que encuentre todo lo que necesita en un solo lugar. Todos los cambios realizados en Google Drive se sincronizarán automáticamente con el espacio de tu proyecto en Evernote.
Outlook y Microsoft Teams
Guarda emails relevantes para tus proyectos de Outlook en Evernote sin salir de la bandeja de entrada. Así te resultará más sencillo archivarlo todo dentro del espacio de tu proyecto. Por ejemplo, puedes guardar la facturación de proveedores externos junto con las notas del presupuesto del proyecto. También puedes enviar notas por email directamente desde Evernote con solo un clic. Evernote también se integra con Microsoft Teams para que puedas compartir conversaciones de chat relevantes en el espacio de tu proyecto. También puedes acceder y compartir contenido relevante de Evernote Teams directamente en el chat de tu equipo de Microsoft.
Slack
Muchos equipos colaboran y se comunican a través de Slack. Integrando Evernote Teams con Slack, puedes encontrar y compartir fácilmente notas relacionadas con el proyecto desde tu canal Slack o mensaje directo. Mientras chateas en Slack, puedes configurar recordatorios, crear tareas y guardar decisiones importantes en Evernote para poder consultarlos en el futuro. Incluso puedes convertir las conversaciones del canal Slack en notas de reunión recortando todos los mensajes, archivos PDF y documentos en Evernote.
Salesforce
Los equipos de ventas suelen pasar casi todo el día en Salesforce Al integrar Salesforce con Evernote Teams, puedes anclar notas relacionadas con proyectos a registros específicos e incluso editar esas notas directamente en Salesforce.
Organiza un proyecto nuevo en un espacio de trabajo para capturar ideas, decisiones y lluvias de ideas.
Establece recordatorios, realiza un seguimiento de los plazos y recopila los comentarios a medida que el trabajo de tu equipo avanza.
Deshazte de las reuniones innecesarias ofreciendo a las partes interesadas formas sencillas de consultar el progreso de un proyecto.
Evita duplicar esfuerzos. Cualquier persona de la empresa puede descubrir y consultar fácilmente trabajos anteriores.
