Joskus tuntuu kuin hukkuisit asiakirjoihin. Kenellä on raportin uusin versio? Missä on aliurakoitisijan viisi vuotta vanhat paperityöt? Ja miksi kaikki lähettävät pitkiä asiakirjoja toinen toisilleen sen sijaan, että toimittaisivat vain tärkeät asiat? Myönnettäköön, että tietokoneen hakurivi ei suoriudu aina hyvin hauista.
Evernote Teamsillä voit keskittää, järjestellä ja hallinnoida yrityksesi asiakirjoja, laskentataulukoita, multimediatiedostoja, sähköposteja ja jopa Slack-keskusteluja. Se on joustava tapa tallentaa tietoja turvallisesti missä tahansa muodossa ja varmistaa, että oikeat henkilöt löytävät ne sijainnistaan riippumatta. Työtilat ja muistikirjat pitävät asiat järjestyksessä ja hienostunut hakurakenne ja -syntaksi auttavat tiimejä löytämään tarvitsemansa oikeaan aikaan. Älä enää selaa tiedostoja ja haravoi asiakirjoja verkosta. Evernote Teams tuo sen kaiken saatavillesi.
Yritykset tarvitsevat keinoja tallentaa, järjestellä, jakaa ja päivittää tiedostojaan ajan mittaan. Useimmat yritykset tukeutuvat nykyään vankkaan asiakirjanhallintaohjelmistoon. Digitaalisen ratkaisun käyttö vähentää tarvetta säilyttää asiakirjoja fyysisesti arkistokaapeissa ja laatikoissa. Lisäksi se tehostaa turvallisuutta, säädösten noudattamista, asiakirjojen noutamista, tiedostojen varmuuskopiointia ja katastrofista palautumista.
Hyvällä asiakirjanhallintajärjestelmällä (DMS) on seuraavat ominaisuudet:
Tuki monelle asiakirjatyypille
Ihmiset käyttävät erilaisia asiakirjoja päivittäin. Näihin lukeutuvat tekstinkäsittelytiedot, laskentataulukot, suunnittelutiedostot, PDF:t, sähköpostit, kuvat, digitaaliset muistilehtiöt, audiotallenteet jne. Hyvällä DMS:llä voit tallentaa, säilyttää ja järjestellä kaikkia näitä asiakirjatyyppejä saumattomasti.
Tiedostorakenne
Asiakirjanhalinta on riippuvainen tiedostojen loogisesta järjestelemisestä. Tämä saattaa kattaa asiakirjahierarkioita ja ryhmittelyjä, merkintöjä, päivämääriä ja vanhentuneiden asiakirjojen poistoprotokollia.
Tiedostohaku ja asiakirjojen noutaminen
Yksi digitaalisen asiakirjanhallinnan parhaista puolista on, että sinun ei tarvitse enää selata arkistokaappeja etsiessäsi kadonnutta paperia. Hyvän DMS:n tiedostorakenne toimii tiedostojen nopean noutamisen selkärankana. Tarkennetun haun ansiosta tarvitsemasi on helppo löytää tiedostonimen, avainsanojen, merkintöjen, tiedostotyypin tai luomis- ja muokkauspäivien perusteella.
Tietoturva ja tiedostojen käyttöoikeudet
Arkaluontoisten asikirjojen suojeleminen riippuu vahvasta käyttöoikeusjärjestelmästä ja pääsynhallinnasta. Urakoitsijoilla tulee olla erilaiset käyttöoikeudet kuin CEO:lla, ja tiimien tarvitsemat käyttöoikeudet saattavat muuttua tarpeen mukaan.
Valvontatyökalut
Tehokas DMS tekee valvojalle mahdolliseksi valvoa käyttäjien toimia – kuka käytti mitä, koska ja kuinka kauan. Tämä tuottaa jäljitysketjun siltä varalta, että myöhemmin ilmenee kysymyksiä.
Versionnhallinta
Vastaavasti, hyvin suunniteltu DMS tekee käyttäjille mahdolliseksi seurata asiakirjan muutoksia ja palauttaa nopeasti vanhat versiot.
Helppo pääsy ja jakaminen
Ihmiset eivät käytä järjestelmää, joka on liian mutkikas tai joka tekee asiakirjojen käytöstä ja jakamisesta vaikeaa. Hyvä DMS integroituu saumattomasti ohjelmistoihin, jotka tarvitset saadaksesi työt tehtyä – aina tekstinkäsittelystä asiakassuhteide hallintajärjestelmiin (CRM).
Pilvipohjaisella DMS:llä tiimisi voi käyttää asiakirjoja välittömästi mistä vain ja millä tahansa laitteella. Monet ihmiset voivat työskennellä saman asiakirjan parissa, mikä minimoi mahdollisuuden, että samasta tiedostosta on ristiriitaisia versioita. Tiedostoja ei tarvitse varmuuskopioida, sillä pilvipohjainen DMS tallentaa kaiken automaattisesti.
Pilvipohjaisella asiakirjanhallintaratkaisulla voidaan jakaa suuria tiedostoja paljon nopeammin kuin paikan päällä sijaitsevalla järjestelmällä. Lopuksi, koska pilvipalvelujärjestelmät ovat tavallisesti tilauspohjaisia, ne eivät edellytä suuria käteismaksuja tai pyrkimyksiä ottaa käyttöön paikan päällä sijaitseva ratkaisu (puhumattakaan ratkaisun ylläpitoon ja päivittämiseen ajan mittaan kuluvat ponnistukset ja IT-tunnit).
Olivat asiakirjanhallintatarpeesi yksinkertaiset tai mutkikkaat, Evernote Teams vastaa tarpeitasi. Intuitiivinen käyttökokemuksemme, pilvipohjainen lähestymistapa ja joustava rakenne tekevät helpoksi suunnitella tiimillesi sopiva järjestelmä. Käytä Evernote Teamsiä kevyenä DMS:nä pienemmille organisaatioille. Laadi asiakirjasi muistiinpanoina (tai lähetä olemassa olevia asiakirjoja muistiinpanoon) ja järjestele ne muistikirjoihin ja työtiloihin.
Suuremmat tiimit voivat käyttää Evernote Teamsiä täydennyksenä omaan DMS:äänsä. Luo työtila uusien työntekijöiden johdantoasiakirjojen tallentamiselle ja jakamiselle. Säilytä myyntimateriaalit muistikirjajärjestelmässä myyntitiimin työtilassa, jotta edustajasi voivat käyttää uusimpi aversioita mistä vain. Voit myös valita Evernote Teamsin paikaksi, johon kokousmuistiinpanot ja aivoriihi-istunnot tallennetaan, ja järjestää työtilat ja muistikirjat osaston, tiimin tai projektin mukaan.
Teksti, käsinkirjoitetut muistiinpanot, kuvat
Evernote tekee helpoksi tallentaa ja säilyttää tekstin lisäksi myös käsinkirjoitettuja muistiinpanoja ja kuvia. Ota yksinkertaisesti kuva puhelimen kameralla tussitaulusta, käyntikortista tai mistä vain, minkä haluat tallentaa. Tallenna sitten kuva muistiinpanoon, joka sisältää aiheeseen liittyviä tietoja, tai tallenna se uuteen tyhjään muistiinpanoon. Evernote jopa tekee PDF:iin ja kuviin sisältyvän tekstin hakukelpoiseksi, jotta ne on helppo noutaa tulevaisuudessa. Voit myös kerätä tutkimuksia verkosta Verkkoleikkurilla ja tallentaa ne Evernoteen.
Asiakirjojen järjesteleminen (muistikirjat, avainsanat, työtilat)
Evernoten yksinkertainen muistiinpanopohjainen rakenne on uskomattoman monipuolinen. Muistiinpanot voidaan järjestellä muistikirjoihin projektin, tiimin tai minkä tahansa haluamasi kategorian mukaan. Muistiinpanot ja muistikirjat voidaan sitten järjestellä edelleen erillisiin työtiloihin. Esimerkiksi kaikki markkinointiin liittyvä sisältö voidaan tallentaa neljännesvuosittaisiin muistikirjoihin, jotka säilytetään markkinointitiimin työtilassa. Tärkeät muistiinpanot voidaan kiinnittää tiimin työtilaan, ja kaikki päivitykset esitetään Uutta-alueella, joten kaikki pysyvät ajan tasalla uusimmista tiedoista ja edistysaskeleista.
Version hallinta
Muistiinpanohistoria ottaa säännöllisesti tilannevedoksen kustakin muistiinpanosta ja mahdollistaa muistiinpanon palauttamisen aiempaan versioon Evernote Webissä tai Evernotessa Macille tai Windowsille. Toimintasyöte näyttää äskettäin muutetut muistiinpanot ja muutosten tekijät. Poistetut muistiinpanot voidaan palauttaa yrityksen roskakorista milloin vain.
Pääsy monelle käyttäjälle, mistä vain
Kuka tahansa, jolla on vaaditut käyttöoikeudet, voi luoda, muokata ja jaka muistiinpanoja. Evernote Teams toimii yhtä hyvin mobiililaitteissa kuin pöytätietokoneessa. Voit jopa työskennellä poissa verkosta ja päivittää muistiinpanosi, kun laitteellasi on Internet-yhteys.
Asiakirjahaku
Evernoten tehokas hakurakenne ja edistynyt hakusyntaksi auttavat käyttäjiä löytämään muistiinpanoja nimen, avainsanojen, luomis- tai muokkauspäivän, luomispaikan, asiakirjan lähteen ja jopa niiden sisältämän median (audio, kuvat tms.) perusteella.
Säilyttäminen ja tietoturva
Evernote Teams sisältää kaiken kapasiteetin, jonka tarvitset asiakirjojesi tallentamiseen ja käyttöön. Jokaisella Business-tilillä on käytettävissään 20 Gt kuukausittaisia lähetyksiä sekä lisäksi ylimääräiset 2 Gt tilin käyttäjää kohden. Tämä kaikki tallennetaan turvallisesti palvelinkeskukseen, joka on SAS 70 (Type II) ja SSAE16 SOC-1 (Type 2) -sertifioitu.
Käyttöoikeuksien hallintaan Evernote käyttää Security Assertion Markup Language 2.0:a (SAML 2.0), joka mahdollistaa kertakirjautumisen (SSO). Kertakirjautuminen on helppo integroida kaikkiin suurempiin identiteettipalveluntarjoajiin, jotka tukevat SAML 2.0:a. Lisäksi tuemme ADFS:ää. Evernote Teams voidaan yhdistää nykyiseen Active Directoryyn tai LDAP-ratkaisuun, jotta voit kutsua ja poistaa käytätjiä suoraan olemassa olevasta hallintakonsolista. Valvojat voivat esittää ja hallinnoida käyttäjiä sekä tarkistaa jokaisen tiiminjäsenen muistiinpanoihin liittyvät toimet varmistaakseen, että kaikilla on oikea käyttöoikeustaso.
Tallenna kaiken tyyppisiä tiedostoja aina Office-asiakirjoista ja PDF:istä äänitiedostoihin, kuviin ja Google-asiakirjoihin.
Älä anna tiedostojen ja kansioiden rajoittaa sinua – järjestele kaikki omalla tavallasi, jotta löydät aina tarvitsemasi.
Pidä tiimisi synkronoituna luomalla yksi paikka, josta jokainen yrityksesi työntekijä saa tarvitsemansa tiedot.
Käytä vähemmän aikaa tiedostojen hakuun tai asiakirjojen metsästykseen ja enemmän aikaa asioiden saamiseen tehdyksi.
