Vos projets ont de nombreuses composantes. Entre les équipes dispersées, les tâches qui s'accumulent et les délais serrés, il est difficile de livrer à temps. Pour avancer dans vos projets, vous avez besoin d'une organisation claire, de pouvoir accéder aux informations importantes rapidement et de collaborer de manière fluide.
Faites d'Evernote Teams votre hub de gestion des projets. Conservez vos idées, documents, notes de réunion, calendriers et listes de tâches au même endroit et faites en sorte qu'ils soient accessibles aux personnes qui en ont besoin. Lorsque tous vos contenus sont organisés dans des carnets de notes et des espaces, il est facile de suivre les progrès et de tenir tous les collaborateurs informés, qu'ils travaillent sur place ou à distance.
Avec Evernote Teams, vous n'aurez plus à jongler entre les applications et à réclamer aux membres de l'équipe des informations sur l'avancement des projets, et vous éviterez de perdre des éléments clés.
Au lieu d'utiliser des feuilles de calcul et des blocs-notes papier pour gérer leurs projets, la plupart des équipes utilisent aujourd'hui une application de planification des projets, un outil de suivi des projets ou une solution de gestion de projets. Ces systèmes, qui gèrent les ressources et les informations, rendent la gestion de projets plus efficace.
Evernote Teams peut être utilisé comme un outil de suivi et de planification simple, mais peut aussi compléter à merveille la plateforme utilisée dans votre entreprise. Associez Evernote à un logiciel de gestion de projets performant pour créer une solution complète et faire en sorte que votre équipe soit informée, connectée et productive.
Les capacités suivantes sont essentielles pour une gestion de projets efficace :
Organisation des projets
Il est beaucoup plus facile de planifier et d'exécuter un projet bien organisé. Les meilleurs outils de gestion de projets permettent de regrouper intuitivement des informations, des personnes, des ressources et des tâches.
Canaux de communication
Il est essentiel d'intégrer le chat, les commentaires et d'autres formes de communication. Tous les messages relatifs aux projets doivent être capturés dans le système de gestion de projets pour que les membres de l'équipe puissent facilement retrouver une trace de l'ensemble des discussions et des décisions.
Suivi des livrables et des étapes clés
Les meilleures plateformes de gestion de projets réalisent un suivi des tâches et des délais pour aider les contributeurs individuels à rester concentrés. Cela permet aux chefs de projet de gérer les interactions, d'ajuster les échéances et de réattribuer les tâches si nécessaire.
Calendriers et diagrammes de Gantt
Les représentations visuelles des diverses tâches et dates limites permettent à l'équipe d'avoir une vue globale du calendrier du projet. Les diagrammes de Gantt numériques sont particulièrement utiles, car ils vous permettent d'examiner le calendrier pour comprendre les missions et les interdépendances.
Suivi du temps
À chaque projet correspond un budget composé d'heures de travail facturables. Les solutions de gestion de projets solides intègrent le suivi du temps pour les utilisateurs individuels et rendent le temps passé total visible pour les parties prenantes.
Génération de rapports
Les clients et les patrons veulent pouvoir accéder facilement aux modifications apportées aux projets. Les meilleurs systèmes de gestion de projets génèrent des rapports plus ou moins détaillés pour leur éviter d'avoir à parcourir des feuilles de calcul complexes.
Les petites entreprises utilisent souvent Evernote Teams pour tous leurs besoins en gestion de projets. Les grandes entreprises utilisent parfois déjà des outils comme Asana, Trello et Basecamp. Evernote Teams optimise ces outils en servant de hub toujours accessible dans lequel vous pouvez stocker tous les documents relatifs aux projets, et s'adapte à tous les styles de gestion et flux de travail.
Centralisez tous les contenus relatifs aux projets
Enregistrez du texte, des images, de l'audio, des captures Web et des numérisations de tableaux blancs et de cartes de visite dans vos notes. Ajoutez des commentaires et apportez des modifications en annotant des images et des PDF directement dans Evernote. Tous ces contenus peuvent faire l'objet de recherches grâce à la numérisation de documents, la recherche dans les PDF et les documents et la recherche manuscrite.
Créez des tableaux de bord pour les projets
Rassemblez les notes relatives aux projets dans des carnets de notes et des piles, et organisez-les par sous-projet, équipe ou tout autre critère de votre choix. Les carnets de notes peuvent être regroupés dans un espace consacré au projet. Par exemple, un espace consacré à un projet vidéo peut contenir des carnets de notes relatifs à la pré-production, au casting et aux storyboards. Cet espace peut servir de tableau de bord en fournissant des informations sur les modifications apportées au projet.
Créez des listes de tâches pour vos projets
Le moyen le plus simple de réaliser le suivi d'un projet est de créer une note avec une liste ordonnée contenant des cases à cocher. Les chefs de projet peuvent aller plus loin avec nos modèles Domaines de responsabilité, Aperçu du projet et Matrice d'Eisenhower. Il peuvent également utiliser Zapier pour créer des cartes Trello, des tâches Asana ou des messages Basecamp dans Evernote.
Réalisez un suivi des calendriers et des livrables
Le modèle Aperçu du projet comprend un tableau simple pour les tâches et les délais. Vous pouvez également personnaliser un calendrier en utilisant des listes et des tableaux dans une note. Utilisez Evernote comme un outil de suivi des projets. Vous pouvez utiliser les étiquettes et les noms des documents pour indiquer les différentes phases des projets (urgent, en attente, en cours, etc.) ou créer des carnets de notes consacrés à ces différentes phases et déplacer les notes d'une phase à l'autre au fur et à mesure de la progression des équipes.
Rendez les dernières informations accessibles
Dès qu'un membre de l'équipe ajoute ou modifie une note relative au projet depuis un appareil connecté à Internet, le nouveau contenu est immédiatement accessible au reste de l'équipe. Pour le contrôle de version, les chefs de projet peuvent consulter l'historique des notes.
Veillez à ce que tous les membres de l'équipe soient sur la même longueur d'onde, où qu'ils se trouvent
Les équipes se composent souvent de personnes qui ne travaillent pas au même endroit. Evernote Teams permet une collaboration fluide grâce aux contrôles d'accès. Toute personne possédant les autorisations appropriées peut créer, modifier et partager des notes de projet. Evernote Teams fonctionne aussi bien sur mobile que sur ordinateur. Les membres de l'équipe peuvent donc travailler où qu'ils se trouvent, même sans connexion à Internet.
Nous avons créé des intégrations directes avec de nombreux outils de gestion de projets populaires pour que votre équipe puisse profiter des fonctionnalités uniques d'Evernote dans son flux de travail existant.
Gmail et Google Drive
Vous avez des messages et des fichiers relatifs à un projet dans Gmail et Google Drive ? Enregistrez-les dans Evernote pour les conserver avec les autres documents relatifs au projet. Les fichiers Google Drive s'affichent dans vos notes sous la forme d'encadrés contenant des informations utiles comme le nom et le type de fichier, et la date de la dernière modification. Ajoutez tous les fichiers associés au projet dans une seule note et partagez-la avec votre équipe : tout le monde pourra ainsi accéder aux informations au même endroit. Toutes les modifications apportées dans Google Drive se synchronisent automatiquement avec l'espace consacré à votre projet dans Evernote.
Outlook et Microsoft Teams
Enregistrez les emails associés à vos projets depuis Outlook dans Evernote sans quitter votre messagerie pour archiver facilement tous les éléments dans l'espace consacré à votre projet. Vous pouvez notamment conserver les factures émises par les prestataires externes avec les notes de budget. Vous pouvez également envoyer des notes par email directement depuis Evernote en un clic. Comme Evernote s'intègre également à Microsoft Teams, vous pouvez partager des fils de chat dans votre espace. Vous pouvez également consulter et partager les contenus Evernote Teams utiles dans votre chat Microsoft Teams.
Slack
De nombreuses équipes collaborent et communiquent dans Slack. En intégrant Evernote Teams à Slack, vous pouvez facilement trouver et partager des notes relatives à un projet dans une chaîne Slack ou un message direct. Pendant que vous chattez dans Slack, vous pouvez définir des rappels, créer des tâches et enregistrer les décisions importantes dans Evernote pour pouvoir les consulter ultérieurement. Vous pouvez même transformer vos conversations Slack en notes de réunion en capturant tous les messages, PDF et documents dans Evernote.
Salesforce
Souvent, les équipes commerciales passent presque toute leur journée dans Salesforce. En intégrant Salesforce à Evernote Teams, vous pouvez épingler des notes relatives aux projets dans des dossiers spécifiques et même modifier ces notes directement dans Salesforce.
Organisez un nouveau projet dans un seul espace de travail pour capturer des idées, des décisions et des brainstormings.
Paramétrez des rappels, réalisez un suivi des délais et rassemblez les commentaires au fur et à mesure que votre équipe avance dans ses projets.
Supprimez les réunions inutiles en permettant aux parties prenantes de consulter facilement l'avancement des projets.
Évitez de dupliquer les efforts. Tous les collaborateurs de l'entreprise peuvent facilement consulter les anciens travaux.
