Terkadang Anda merasa seperti tenggelam dalam dokumen. Siapa yang punya whitepaper versi terbaru? Di mana Anda dapat menemukan dokumen subkontraktor dari lima tahun lalu? Dan mengapa setiap orang saling mengirim dokumen panjang melalui email daripada hanya memberikan apa yang penting? Mari kita hadapi itu — bilah pencarian komputer Anda tidak selalu bagus dalam menemukan sesuatu.
Dengan Evernote Teams, Anda dapat memusatkan, mengatur, dan mengelola dokumen, spreadsheet, file multimedia, email, dan bahkan percakapan Slack perusahaan Anda. Ini adalah cara yang fleksibel untuk menyimpan informasi dalam format apa pun dengan aman, dan untuk memastikan orang yang tepat dapat menemukannya, di mana pun mereka berada. Ruang dan buku catatan menjaga hal-hal tetap teratur, sedangkan penelusuran canggih tata bahasa dan sintaks memberdayakan tim untuk menemukan apa yang mereka butuhkan, saat mereka membutuhkannya. Jadi berhentilah menggali file dan menyisir jaringan Anda untuk mencari dokumen. Evernote Teams menempatkan semuanya di ujung jari Anda.
Bisnis membutuhkan cara untuk menyimpan, mengatur, berbagi, dan memperbarui file mereka dari waktu ke waktu. Sebagian besar bisnis saat ini mengandalkan perangkat lunak manajemen dokumen yang canggih. Menggunakan solusi digital mengurangi kebutuhan penyimpanan dokumen fisik di lemari dan kotak file. Ini juga meningkatkan keamanan, kepatuhan peraturan, pengambilan dokumen, cadangan file, dan pemulihan bencana.
Sistem manajemen dokumen (DMS) yang baik mencakup fitur-fitur berikut:
Dukungan untuk berbagai jenis dokumen
Orang-orang bekerja dengan berbagai dokumen setiap hari. Ini termasuk file pengolah kata, spreadsheet, file desain, PDF, email, gambar, notes digital, rekaman audio, dan banyak lagi. DMS yang baik akan menangkap, menyimpan, dan mengatur semua jenis dokumen ini dengan mulus.
Struktur file
Manajemen dokumen bergantung pada pengorganisasian file secara logis. Ini mungkin termasuk hierarki dan pengelompokan dokumen, penandaan, penanggalan, dan protokol penghapusan untuk file yang kedaluwarsa.
Pencarian file dan pengambilan dokumen
Salah satu hal terbaik tentang manajemen dokumen digital adalah Anda tidak lagi harus mencari-cari di lemari file, mencari selembar kertas yang hilang. Struktur file DMS yang baik menyediakan tulang punggung untuk pengambilan file yang cepat. Pencarian lanjutan memudahkan untuk menemukan apa yang Anda butuhkan dengan nama file, kata kunci, label, jenis file, atau tanggal pembuatan dan modifikasi.
Keamanan dan izin file
Melindungi dokumen sensitif bergantung pada sistem izin yang kuat dan kontrol akses. Kontraktor Anda harus memiliki izin yang berbeda dari CEO Anda, dan tim mungkin memerlukan izin yang dapat berubah sesuai kebutuhan.
Alat pemantauan
DMS yang efektif memungkinkan administrator memantau aktivitas pengguna — siapa yang mengakses apa, kapan, dan untuk berapa lama. Ini memberikan jejak audit untuk diikuti jika pertanyaan muncul kemudian.
Kontrol versi
Demikian pula, DMS yang dirancang dengan baik memungkinkan pengguna untuk melacak setiap perubahan pada dokumen dan memulihkan versi lama dengan cepat.
Kemudahan mengakses dan berbagi
Orang tidak akan menggunakan sistem yang terlalu rumit atau yang membuat dokumen sulit diakses dan dibagikan. DMS yang baik terintegrasi secara mulus dengan perangkat lunak yang Anda perlukan untuk menyelesaikan berbagai hal — dari email, pemrosesan kata, hingga sistem pengelolaan hubungan pelanggan (CRM).
Dengan DMS berbasis cloud, tim Anda dapat mengakses dokumen secara instan dari mana saja dan dengan perangkat apa saja. Beberapa orang dapat mengerjakan dokumen yang sama, yang meminimalkan potensi konflik duplikat dari file yang sama. Tidak perlu mencadangkan file, karena DMS berbasis cloud menyimpan semuanya secara otomatis.
Dengan menggunakan solusi manajemen dokumen cloud, file besar dapat dibagikan lebih cepat daripada dengan sistem lokal. Terakhir, karena sistem cloud umumnya berbasis langganan, sistem ini menghilangkan biaya di muka yang besar dan upaya yang diperlukan untuk menerapkan solusi di lokasi (belum lagi upaya dan jam TI yang diperlukan untuk memelihara dan memperbarui solusi tersebut dari waktu ke waktu).
Apakah kebutuhan manajemen dokumen Anda sederhana atau kompleks, Evernote Teams siap membantu Anda. Pengalaman pengguna kami yang intuitif, pendekatan berbasis cloud, dan struktur fleksibel memudahkan desain sistem yang sesuai dengan tim Anda. Gunakan Evernote Teams sebagai DMS ringan untuk organisasi yang lebih kecil. Buat dokumen Anda sebagai catatan (atau unggah dokumen yang sudah ada ke catatan), lalu atur dalam buku catatan dan ruang.
Tim yang lebih besar dapat menggunakan Evernote Teams sebagai pelengkap DMS mereka. Ciptakan ruang untuk menyimpan dan berbagi dokumen orientasi untuk karyawan baru. Tempatkan jaminan penjualan Anda dalam sistem buku catatan dalam ruang tim penjualan Anda, sehingga perwakilan Anda dapat mengakses versi terbaru dari mana saja. Atau cukup tunjuk Evernote Teams sebagai tempat untuk catatan rapat dan sesi curah pendapat, dengan ruang dan buku catatan yang diatur oleh departemen, tim, atau proyek.
Teks, catatan tulisan tangan, gambar
Evernote memudahkan untuk menangkap dan menyimpan tidak hanya teks, tetapi juga catatan dan gambar tulisan tangan. Cukup gunakan kamera ponsel Anda untuk mengambil gambar papan tulis, kartu nama, atau apa pun yang ingin Anda potret. Kemudian simpan gambar ke catatan yang berisi informasi terkait, atau simpan ke catatan kosong baru. Evernote bahkan membuat teks dalam PDF dan gambar dapat dicari untuk pengambilan yang mudah di masa mendatang. Anda juga dapat mengumpulkan penelitian online dengan Web Clipper dan menyimpannya ke Evernote.
Pengaturan dokumen (buku catatan, label, ruang)
Desain berbasis catatan Evernote yang sederhana sangat serbaguna. Catatan dapat diatur ke dalam buku catatan menurut proyek, tim, atau kategori apa pun yang Anda pilih. Catatan dan buku catatan selanjutnya dapat diatur lebih lanjut dalam ruang khusus. Misalnya, semua konten terkait pemasaran dapat disimpan di buku catatan triwulanan, yang kemudian disimpan di ruang tim Marcom. Catatan penting dapat disematkan ke ruang tim, dan semua pembaruan muncul di area 'Yang Baru', membuat semua orang selalu mengetahui informasi dan kemajuan terbaru.
Kontrol versi
Riwayat catatan mengambil snapshot reguler dari setiap catatan dan memungkinkan Anda untuk memutar kembali catatan dari Evernote Web atau dalam Evernote untuk Mac atau Windows. Umpan aktivitas menunjukkan catatan yang baru saja diubah dan siapa yang membuatnya. Catatan yang dihapus dapat dipulihkan dari sampah bisnis kapan saja.
Akses banyak pengguna, di mana saja
Catatan dapat dibuat, diedit, dan dibagikan oleh siapa saja dengan izin yang tepat. Evernote Teams bekerja dengan baik di perangkat seluler seperti halnya di desktop. Anda bahkan dapat bekerja secara offline dan memperbarui catatan Anda segera setelah Anda terhubung ke internet.
Pencarian dokumen
Tata bahasa pencarian dan sintaks pencarian lanjutan Evernote memungkinkan pengguna menemukan catatan berdasarkan judul, label, tanggal pembuatan atau modifikasi, lokasi pembuatan, sumber dokumen, dan bahkan jenis media yang dikandungnya (audio, gambar, dll.).
Penyimpanan dan keamanan
Evernote Teams memiliki semua kapasitas yang Anda butuhkan untuk menyimpan dan mengakses dokumen Anda. Setiap akun bisnis memiliki 20GB unggahan bulanan ditambah 2GB tambahan per pengguna di akun. Untuk menyimpan semuanya dengan aman, kami menggunakan pusat data yang bersertifikat SAS 70 (Tipe II) dan SSAE16 SOC-1 (Tipe 2).
Untuk kontrol akses, Evernote menggunakan Security Assertion Markup Language 2.0 (SAML 2.0) untuk mengaktifkan Single Sign-On (SSO). Implementasi SSO kami terintegrasi dengan mudah dengan semua penyedia identitas besar yang mendukung SAML 2.0. Kami juga mendukung ADFS. Evernote Teams terhubung dengan Direktori Aktif atau solusi LDAP Anda saat ini, memungkinkan Anda mengundang atau menghapus pengguna langsung dari dalam konsol administratif yang ada. Admin dapat melihat dan mengelola pengguna dan juga meninjau aktivitas catatan untuk semua anggota tim untuk memastikan setiap orang memiliki tingkat akses yang tepat.
Simpan semua jenis file, dari dokumen Office dan PDF hingga audio, gambar, dan dokumen Google.
Jangan dibatasi oleh file dan folder — atur sesuai keinginan Anda sehingga Anda selalu dapat menemukan apa yang Anda butuhkan.
Jaga tim Anda tetap sinkron dengan membuat satu tempat bagi semua orang di perusahaan Anda untuk mendapatkan info yang mereka butuhkan.
Habiskan lebih sedikit waktu untuk mencari file atau berburu dokumen dan lebih banyak waktu untuk menyelesaikan sesuatu.
