リサーチした情報を Evernote Teams で整理して共有

リサーチ内容を集約し、ナレッジを効果的に管理 

完了したプロジェクトには、それまでの過程でリサーチした情報や問題の解決方法、アイデアなどが詰まっています。しかしそれらは、デスクトップ上のファイル、ブックマーク保存した Web ページ、手書きメモ、メールで転送された記事など、個人のさまざまなアプリケーションに散らばって存在しています。そのため、チームのメンバーが入れ替わり、月日が流れるにつれ、過去の仕事や情報は失われていってしまいます。 

Evernote Teams なら、ノートをとる、Web ページをクリップする、各種ファイルを添付するなど、好きな方法で柔軟に情報を保存できます。そのため、リサーチした内容をすべて一か所に集約し、チームメイト全員と共有して、今後のプロジェクトに生かすことが可能です。また、全社的に蓄積した情報を検索できるようになるので、これまでは見逃してしまっていたつながりが見つけ出せるかもしれません。Evernote を情報ハブとして活用することで、誰かがチームを去っても、知識が失われるのを防ぐことができます。

なぜナレッジ管理が重要なのか？

企業は常に先を見据え、チームは目の前にある目標に向かって進んでいきます。多くの場合、その過程で学んだ知識を振り返ることはありません。しかし、大きなプロジェクトから得られたデータや知識は、他のチームや次のプロジェクトにとって貴重な情報源であることが少なくありません。たとえば、マーケティング部門で蓄積した顧客行動データは、製品部門が次回リリースの製品を改善するのに役立つかもしれません。営業部門と経理部門が情報を共有すれば、無理な収益目標を立てることがなくなるかもしれません。そのためには、こうした情報をハードドライブに埋もれさせず、効果的に共有することが必要になります。 

優れたナレッジ管理ソリューションは、2 つの重要な点で役立ちます。

• 全体像を把握できる
  バラバラに散らばった情報を全社的に集約することで、貴重なインサイトが生まれます。ナレッジを効果的に共有することにより、社内の誰もが必要な情報やアイデアにアクセスして、より高い視点から状況を把握できます。全体像が明らかになることで、個々のチームとしても、組織全体としてもやるべき仕事が明確になります。

• 生産性が向上する
  手間のかかる作業を重複して行ってしまうことがなくなります。しっかりとしたリサーチを行うには多くの時間が必要となりますが、適切なナレッジ管理ができていれば、社内の誰かがすでにリサーチして見つけた答えを、もう一度何十時間もかけて探す必要がなくなります。

アイデアを一元管理するメリット

社内で生まれたアイデアをただ保存しておくだけでは十分ではありません。後から簡単に見つけられるようにする必要があります。そのためには、一か所に情報を集約できるだけでなく、わかりやすく整理し、簡単に検索できるナレッジ管理システムが欠かせません。優れたナレッジ管理システムを使うことで、以下のメリットが得られます。

• コミュニケーションが改善される
  各チームメンバーの業務が可視化されることにより、お互いに関連するアイデアに貢献しやすくなります。これにより、会議はより有益なものとなり、部門をまたいだコラボレーションも促進されます。 

• 問題解決がスピードアップする
  プロジェクトが暗礁に乗り上げてしまったとき、これまでの情報を検索することで、過去にあった同じような問題やその解決策を参考にできます。

• 効率的なプロセスを構築できる
  チーム間でベストプラクティスを共有できます。あるチームが効率的なプロセスやワークフローを作成したら、他のチームはそれを土台とし、目的に合わせて微調整して利用できます。

Evernote Teams で情報の収集と整理が簡単に

• ノートブック
  ノートブックを利用すれば、チームに最適な方法で文書を管理できます。たとえばプロジェクト別、従業員別、四半期別など、好きな分類方法でノートをノートブックに整理することが可能です。 

• スペース
  スペースでは、重要な情報を目立たせ、全員に漏れなく周知できます。ノートブックを分類してスペースに追加すれば、チーム全員がいつでも必要な情報を一か所で見つけられます。

• 固定表示されたノート
  繰り返し参照するような情報は、スペースの上部に固定表示しておけば、いつでも簡単にアクセスできます。また作成したばかりのノートを固定表示して、チーム全員に周知することも可能です。

• 強力な検索機能
  保存場所を問わず、必要な情報を簡単に見つけられます。Evernote ではノートの題名、日付、コンテンツの種類、キーワードで検索可能で、検索語句の入力時にリアルタイムで予測候補が表示されます。さらにフィルタを使って検索結果を絞り込むことも可能です。  

コミュニケーションとコラボレーション

Evernote Teams なら、誰が行ったリサーチかを問わず、誰もが関連するリサーチの情報にアクセスできるようになるため、チーム全員が同じ知識を共有し、共通認識に基づいて仕事に取り組めます。そのため、同じ情報を何度も繰り返し伝達する手間が省け、コミュニケーションに時間を割かれて仕事が進まないということがなくなります。 

• ノートの共同作業
  チームメンバーに権限を設定して、同じノートで同時に編集作業を行えるようにできます。オフラインでも作業可能です。

• 新着情報
  わざわざメールで全員に通知しなくても、最近作成または更新されたノートは新着情報に表示されます。そのため、情報の伝達漏れがなくなり安心です。