どのプロジェクトにも流動的な要素は数多くあります。チームのメンバーはあちこちに散らばっていて、仕事はたまる一方、締め切りは刻々と迫ってくる…。そのような状態では、スケジュールどおりに結果を出していくのは簡単ではありません。プロジェクト全体を着実に前に進めるためには、チームにおける迅速な情報の共有と整理、そしてスムーズな共同作業が欠かせません。
Evernote Teams をプロジェクト管理ツールとして使用すれば、関連するすべてのアイデア、文書、議事録、スケジュール、ToDo リストを一か所に保存できます。保存した情報は、必要に応じてチームの誰もがアクセスでき、スペースやノートブックを使って自由に整理できます。情報が一か所に集約されているため、チームメンバーはオンサイトでもリモートでも最新情報と進捗を確実に把握できます。
Evernote Teams なら、複数のアプリを行き来して大切な情報が抜け落ちる心配もなく、チームメンバーに進捗報告を催促する必要もなくなります。
昔はプロジェクト管理も紙媒体やスプレッドシートで行われていましたが、今や多くのチームがプロジェクト管理アプリやプロジェクト追跡ツール、クラウドベースのプロジェクト管理ソリューションを使用しています。これらはどれもリソースと情報を集約することで、プロジェクト管理を効率化する役割を果たしています。
Evernote Teams は、組織で現在使用しているプラットフォームを補完する、手軽なプロジェクト管理＆追跡ツールとして使用することが可能です。メインのプロジェクト管理ツールと Evernote を併用することで、チームの情報共有、コミュニケーション、生産性に最適なソリューションを構築できます。
包括的なプロジェクト管理を実現するには、以下の機能が欠かせません。
プロジェクトの整理
プロジェクトの各要素がしっかり整理されていれば、計画するのも実行するのも容易になります。プロジェクト管理ツールでは、情報、人材、リソース、タスクを直感的に分類できる必要があります。
コミュニケーション
プロジェクト管理ツールでは、チャットやコメント機能などのコミュニケーション手段も重要です。プロジェクト関連のやりとりがすべてツール内に保存されていれば、他のメンバーもディスカッションや意思決定の記録を簡単に参照できます。
成果物とマイルストンの追跡
プロジェクト管理ツールでは、各メンバーが順調に仕事を進められるよう、タスク、ToDo、締め切りをトラッキングする必要があります。またこれらが可視化されることにより、プロジェクトマネージャーは必要に応じて進捗確認や締め切りを調整したり、タスクの割り当てを変更したりできます。
スケジュールとガントチャート
さまざまなタスクや締め切りを高い視点から視覚的に表示できるとプロジェクト管理がしやすくなります。特に、スケジュールの概要から各タスクやそれらの依存関係といった詳細にドリルダウンできるデジタルガントチャートは便利です。
工数管理
どのプロジェクトにも予算があり、予定工数が割り当てられています。プロジェクト管理ツールでは、各メンバーの予定工数と作業時間、それらの合計も管理できる必要があります。
レポート機能
どのプロジェクトでも顧客や上司への進捗報告は必須です。複雑なスプレッドシートを提出したのでは満足してもらえないでしょう。そのためプロジェクト管理ツールには、さまざまな粒度でレポートを作成できる機能が必要です。
Evernote Teams は、小規模な組織におけるプロジェクト管理にぴったりです。また、 Asana、Trello、Basecamp といったツールをすでに使用されている大企業でも、Evernote Teams を補完的に併用することで、プロジェクト関連の資料をいつでもアクセス可能な状態で一括管理したり、マネジメントスタイルやワークフローに合わせてプロジェクト管理をカスタマイズできます。
すべての関連情報を一元化する
Evernote では、テキスト、画像、音声録音、Web クリップ、ホワイトボードや名刺のスキャンをノートに保存できます。また Evernote 内から直接、画像や PDF へ注釈も付けることも可能です。さらに、これらはすべて書類のスキャン機能、PDF とファイル内の検索機能、手書き文字検索機能により、後から文字検索することができます。
プロジェクトのダッシュボードを構築する
ノートブックとスタック使えば、プロジェクト関連のノートを、サブプロジェクト別やチーム別など、好きな分類方法で自由に整理できます。さらにプロジェクト専用のスペースにまとめることも可能です。たとえば、動画プロジェクトのスペースには、製作準備段階、配役、絵コンテといったノートブックを保存することが考えられます。スペースは、プロジェクトの進捗が一目でわかるダッシュボードとしての機能を果たします。
タスクと ToDo リストを作成する
最もシンプルなプロジェクトの追跡方法は、ノートにチェックボックス付きのリストを作成することです。さらに、責任範囲、プロジェクトの概要、アイゼンハワー マトリクスなどのテンプレートを使って詳細を管理することも可能です。また、Zapierを使って、Evernote 内から Trello のカード、Asana のタスク、Basecamp のメッセージを作成することもできます。
スケジュールと成果物を追跡する
プロジェクトの概要テンプレートでは、シンプルな表にタスクと締め切りを入力できるようになっています。もちろん自分で作成したノートにリストや表を挿入してスケジュールを管理することもできます。Evernote の高い柔軟性を活かして、チームに合った方法でプロジェクトを追跡してください。また、タグを使ったりノートの命名規則（「緊急」「保留中」「進行中」など）を決めたりして、進捗状況を可視化するのも一案です。あるいはプロジェクトの各段階に 1 つずつノートブックを割り当て、進捗に応じて該当するノートをそれぞれのノートブックに移動する方法もあります。
最新情報をいつでも手の届くところに
チームメンバーがオンライン接続したデバイスからプロジェクト関連のノートを作成したり変更したりした場合、その内容にはすぐにチーム全員がアクセスできます。また、ノートの履歴機能が備わっているので、バージョン管理も万全です。
どこにいてもチームの足並みを揃える
最近では、異なる拠点を持つメンバーでプロジェクトチームが構成されることも多くなりました。Evernote Teams のアクセス管理機能を利用すれば、場所を問わずにシームレスな共同作業が可能になります。必要な権限を付与されているメンバーは誰でも、プロジェクトノートの作成、編集、共有が可能です。Evernote Teams はモバイル端末でもデスクトップと同じように使えるので、チームメンバーはどこにいても、たとえオフラインでも作業に取り組めます。
Evernote は広く利用されている各種人気ツールと直接連携させることができるので、既存のプロジェクト管理ワークフローをそのまま使いながら、Evernote ならではの機能で強化することができます。
Gmail と Google ドライブ
プロジェクト関連のメールやファイルがGmail と Google ドライブにバラバラに保管されているなら、他のプロジェクト関連資料と一緒に、まとめて Evernote に保存しましょう。Google ドライブのファイルは Evernote 内ではボックス形式で、ファイル名、ファイルの種類、最新更新日と共に表示されるので、目当てのファイルかどうかすぐにわかります。プロジェクトの関連ファイルをすべて 1 つのノートに追加してチームに共有しておけば、各メンバーが情報をあちこち探し回る必要もありません。また、Google ドライブでファイルに加えた変更は、Evernote のスペースに自動的に同期されるので、常に最新の情報を確認できます。
Outlook と Microsoft Teams
プロジェクト関連のメールを Outlook 内から直接 Evernote へ保存しましょう。これにより必要なすべての情報をプロジェクトスペースにまとめて保管しておけます。たとえば、外部ベンダーから送られてきた請求書メールとプロジェクト予算を一緒に保管しておけば、ツール間をいったりきたりしなくてもすぐに数字が確認できます。また、Evernote 内からワンクリックでノートをメールすることも可能です。さらに、Microsoft Teamsとも連携できるので、関連するチャットスレッドをプロジェクトスペースに共有したり、Microsoft Team のチャット内から直接 Evernote Teams のコンテンツへアクセスして共有することも可能です。
Slack
Slack でコラボレーションやコミュニケーションを行うチームも増えてきました。Evernote Business と Slack を連携させると、Slack のチャンネル内やダイレクトメッセージ内から直接プロジェクト関連のノートを検索したり、共有したりできます。また Slack でチャットをしながら、Evernote にリマインダーの設定、タスクの作成、重要な決定事項の記録を行うこともできます。また、Slack内 のメッセージ、PDF、文書をクリップして、Slack チャンネルの会話をそのまま議事録に変えることも可能です。
Salesforce
営業担当者は、一日中 Salesforce の前に座ってすごすことも少なくありません。Evernote Teams と Salesforce を連携させれば、プロジェクト関連のノートを Salesforce のレコードに固定表示したり、Salesforce 内から直接そのノートを編集したりできます。
アイデア、ブレインストーミング、決定事項など、新しいプロジェクトに関する情報をすべて一つのワークスペースで管理できます。
リマインダーを設定して進捗を追跡し、チームのフィードバックを収集できます。
関係者全員にプロジェクトの進捗を共有すれば、不要な会議を削減できます。
社内の誰もがすばやく過去のプロジェクトを参照できるので、作業の無駄な重複を回避できます。
