프로젝트는 여러 가지 변동 사항이 많습니다. 팀이 분산되어 있고 할 일이 산적해 있으며 마감일이 빠르게 다가오는 상황에서는 제때에 산출물을 도출해내기가 어렵습니다. 프로젝트를 순조로이 진행하려면 명료한 체계를 갖추고, 중요한 정보에 재빨리 액세스하며, 자유롭게 협업할 수 있어야 합니다.
Evernote Teams를 프로젝트 관리 허브로 삼아, 모든 관련된 아이디어, 문서, 회의 노트, 일정표, 할 일 목록을 하나의 장소에 보관하고, 적절한 권한을 가진 사람들이 액세스할 수 있게 하세요. 모든 자료가 노트북과 스페이스에 정리되어 있으면 진행 상황을 쉽게 관리할 수 있고, 현장에서 일하든 원격으로 근무하든 모두가 최신 정보에 접근할 수 있습니다.
Evernote Teams를 사용한다면 여러 앱을 왔다갔다하다가 핵심적인 세부 사항을 놓칠 염려가 없고 업무 현황을 알려 달라고 팀원들을 닦달할 필요도 없습니다.
요즘 대부분의 팀들은 스프레드시트와 메모장에 의존해 프로젝트의 최신 정보를 파악하는 대신, 프로젝트 기획 앱, 프로젝트 관리 도구, 클라우드 프로젝트 관리 솔루션을 사용합니다. 이런 시스템들은 리소스와 정보를 조율해, 더욱 효율적인 프로젝트 관리를 가능하게 해줍니다.
Evernote Teams는 가벼운 프로젝트 기획 및 관리 도구로 활용될 수 있지만 조직이 선택한 플랫폼과 함께 사용할 때 빛을 발합니다. Evernote와 주요 프로젝트 관리 소프트웨어를 함께 사용하면 팀에게 적절한 정보를 제공하고, 연결된 상태를 유지하며, 생산성을 높이는 완벽한 솔루션을 구성할 수 있습니다.
종합적인 프로젝트 관리를 위해서는 다음과 같은 기능이 반드시 필요합니다:
프로젝트 체계화
체계적인 프로젝트는 계획하고 실행하기가 훨씬 쉽습니다. 최고의 프로젝트 관리 도구는 정보, 사람, 리소스, 작업을 분류하는 직관적인 방법을 제공합니다.
커뮤니케이션 채널
통합 채팅, 댓글 및 다양한 형태의 커뮤니케이션이 열쇠입니다. 모든 프로젝트 관련 메시지는 프로젝트 관리 시스템 안에 기록되어야만 팀원들이 모든 논의와 결정 사항을 쉽게 찾을 수 있습니다.
결과물과 마일스톤 관리
최고의 프로젝트 관리 플랫폼은 작업, 할 일, 최종 기한을 관리하여, 개별 기여자가 업무를 계속 진행해 나갈 수 있도록 돕습니다. 그럼으로써 프로젝트 관리자들은 필요한 경우 접점을 조율하고, 마감일을 조정하고, 작업을 재할당할 수 있습니다.
일정표와 간트 차트
다양한 과업과 마감일을 시각적으로 표현하면 팀이 프로젝트 일정을 전반적으로 파악하기 쉽습니다. 디지털 간트 차트는 팀원들이 일정표에 단계적으로 접근해 구체적인 과제와 의존 관계를 이해할 수 있게 도와주므로 특히 유용합니다.
시간 추적
모든 프로젝트는 일정한 예산이 있고 이는 유급 근무 시간으로 구성됩니다. 강력한 프로젝트 관리 솔루션은 개별 사용자에 대한 시간 추적 기능을 포함하며, 총 소요 시간을 이해관계자들에게 가시적으로 보여줍니다.
보고
고객과 관리자들은 프로젝트 현황을 간편하게 확인하고 싶어 합니다. 최고의 프로젝트 관리 시스템은 그들이 번거로운 스프레드시트를 일일이 확인하지 않더라도, 다양한 수준의 세부 사항이 포함된 보고서를 생성해 줍니다.
소규모 조직들은 프로젝트 관리 상 필요한 모든 용도에 Evernote Teams를 사용하는 경우가 많습니다. 이에 반해, 대규모 조직들은 이미 Asana, Trello, Basecamp와 같은 도구를 중심으로 운영될 수 있습니다. Evernote Teams는 관리 스타일이나 업무 흐름에 맞는 유연성을 제공하고 모든 프로젝트 관련 자료에 언제든 액세스할 수 있는 허브 역할을 함으로써, 이러한 도구의 효율성을 한층 더 높여줍니다.
모든 종류의 프로젝트 자료를 중앙에서 관리
텍스트, 이미지, 음성 녹음, 웹 클리핑, 화이트보드와 명함의 스캔을 노트에 저장하세요. Evernote 안에서 직접 이미지와 PDF에 주석을 달아 의견과 수정 사항을 추가하세요. 이 모든 콘텐츠는 문서 스캔, PDF와 문서 검색, 손글씨 검색 기능 덕분에 언제든 검색이 가능하므로 간편하게 참조할 수 있습니다.
프로젝트 대시보드 구축
프로젝트 관련 노트를 노트북과 스택으로 모아서, 하위 프로젝트, 팀 혹은 그밖에 원하는 기준으로 정리하세요. 노트북은 프로젝트 전용 스페이스로 묶을 수 있습니다. 예를 들어, 동영상 프로젝트 스페이스는 제작 준비, 캐스팅, 스토리보드용 노트북으로 구성이 가능합니다. 프로젝트 스페이스는 프로젝트 현황을 한눈에 파악할 수 있는 대시보드의 역할을 합니다.
프로젝트 작업 목록과 할 일 목록 작성
가장 간단한 형태의 프로젝트 트래커는 순서 있는 목록에 체크박스를 추가한 노트입니다. 프로젝트 관리자들은 책임 영역, 프로젝트 개요, 아이젠하워 매트릭스 템플릿으로 좀 더 상세하게 내용을 덧붙일 수 있습니다. 관리자들은 또한 Evernote 안에서 Zapier를 사용해 Trello 카드, Asana 태스크, Basecamp 메시지를 생성할 수 있습니다.
일정표와 결과물 관리
프로젝트 개요 템플릿을 이용하면 간단한 표로 작업과 마감일을 관리할 수 있습니다. 혹은 어느 노트에서든 목록과 표를 사용해 취향에 맞는 일정표를 만들 수도 있습니다. 이런 유연성 덕분에 Evernote는 원하는 방식대로 활용 가능한 프로젝트 관리 도구가 되어 줍니다. 태그를 붙이거나 문서 이름을 수정해 프로젝트 단계를 표현하세요(예: 긴급, 보류, 진행 중). 또는 구체적인 프로젝트 단계별 노트북을 만들거나, 프로세스를 진행해 나가면서 한 노트북에서 다른 노트북으로 관련 노트를 옮기세요.
최신 정보를 게시
팀원이 인터넷에 연결된 장치에 프로젝트 관련 노트를 추가하거나 업데이트할 때마다, 나머지 팀원들이 새로운 콘텐츠를 즉시 확인할 수 있습니다. 버전 관리에 관해서는 프로젝트 관리자가 노트 변경 내역을 참고할 수 있습니다.
모든 사람이 어디서든 같은 내용을 이해
프로젝트 팀은 서로 다른 장소에서 근무하는 사람들로 구성되기도 합니다. Evernote Teams는 적절한 액세스 관리 기능으로 매끄러운 팀 협업을 가능하게 합니다. 적절한 권한이 있는 사람이면 누구나 프로젝트 노트를 만들고, 편집하고, 공유할 수 있습니다. Evernote Teams는 데스크톱에서와 마찬가지로 모바일에서도 작동하므로, 팀원들은 어디서나 작업을 계속할 수 있습니다. 오프라인 상태라도 상관없습니다.
저희는 널리 사용되는 다양한 프로젝트 관리 도구와 직접적인 통합 기능을 구축했습니다. 따라서 팀은 기존 업무 흐름에 Evernote의 고유 기능을 연동시킬 수 있습니다.
Gmail과 Google Drive
Gmail과 Google Drive에 프로젝트 관련 메시지와 파일이 있으시다고요? 그것을 Evernote로 저장해, 다른 프로젝트 문서들과 함께 보관하세요. Google Drive 파일은 노트 안에 파일명, 파일 유형, 마지막으로 수정한 날짜와 같은 유용한 정보가 곁들여진 박스 형태로 표시됩니다. 모든 프로젝트 파일을 하나의 노트에 추가하고 팀과 공유하면 팀원들에게 필요한 모든 정보가 하나의 장소에 있게 됩니다. Google Drive에서 이루어진 모든 변경 사항은 Evernote 안의 프로젝트 스페이스와 자동 동기화됩니다.
Outlook과 Microsoft Teams
받은 편지함을 벗어나지 않고 프로젝트 관련 이메일을 Outlook에서 Evernote로 저장하세요. 이렇게 하면 모든 정보를 프로젝트 스페이스 안에 간편하게 보관할 수 있습니다. 예를 들면 외부 공급업체의 청구서를 프로젝트 예산 노트와 함께 보관하세요. 또한 한 번 클릭으로 Evernote에서 직접 노트를 이메일로 보낼 수 있습니다. Evernote는 Microsoft Teams와 연동되므로, 관련된 채팅 스레드를 프로젝트 스페이스로 공유할 수 있습니다. 또한 Microsoft 팀 채팅 안에서 관련된 Evernote Teams 콘텐츠에 직접 액세스하고 이를 공유할 수 있습니다.
Slack
많은 팀이 Slack을 통해 협업하고 소통합니다. Evernote Teams와 Slack을 연동함으로써, Slack 채널 또는 다이렉트 메시지 안에서 프로젝트 관련 노트를 쉽게 찾고 공유할 수 있습니다. Slack에서 채팅하는 동안, 알리미를 설정하고, 할 일을 작성하고, 중요한 결정 사항을 Evernote에 저장해 나중에 참조할 수 있습니다. 심지어 모든 메시지, PDF, 문서를 Evernote로 스크랩해 Slack 채널의 대화를 회의 노트로 전환할 수도 있습니다.
Salesforce
영업팀은 거의 하루 종일 Salesforce 안에서 업무를 진행하는 경우가 많습니다. Salesforce를 Evernote Teams와 연동함으로써, 프로젝트 관련 노트를 특정 레코드에 고정시키고, Salesforce 안에서 직접 그 노트를 편집까지 할 수 있습니다.
새로운 프로젝트를 하나의 업무 공간에 정리해 아이디어, 결정 사항, 브레인스토밍 결과를 기록하세요.
팀의 업무를 진행해 나가는 동안 알리미를 설정하고 마감일을 관리하고 피드백을 수집하세요.
관련자들이 프로젝트의 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있게 해서 불필요한 회의를 줄이세요.
중복 업무를 피하세요. 사내의 모든 사람들이 과거의 작업 내용을 쉽게 찾아보고 참고할 수 있습니다.
