Às vezes parece que você está se afogando em documentos. Quem tem a versão mais recente daquele relatório branco? Onde dá pra encontrar aquela papelada daquele terceirizado de cinco anos atrás? E por que todo mundo está enviando grandes documentos por e-mail em vez de fornecer só o que é importante? Sejamos sinceros, a barra de pesquisa do seu computador, nem sempre é a melhor na hora de, sabe como é né, encontrar coisas.
Com o Evernote Teams, você pode centralizar, organizar, e gerenciar os documentos, planilhas, arquivos multimídia, e-mails, e até conversas do Slack da sua empresa. É uma maneira flexível de armazenar informações em qualquer formato de maneira segura, e se certificar que as pessoas certas conseguem encontrá-la, não importa onde estejam. Spaces e cadernos mantém as coisas organizadas, enquanto que a gramática e a sintaxe de pesquisa avançadas empoderam as equipes para encontrarem o que precisam, quando precisam. Então pare de cavar pelos arquivos e fuçar sua rede em busca de documentos. O Evernote Teams coloca tudo isso na ponta dos seus dedos.
Empresas precisam de maneiras para armazenar, organizar, compartilhar, e atualizar seus arquivos ao longo do tempo. A maioria das empresas hoje em dia, confia em softwares robustos de gerenciamento de documentos. Usar uma solução digital reduz a necessidade de armazenamento físico de documentos em arquivos e caixas. Ela também melhora a segurança, conformidade regulatória, recuperação de documentos, backup de arquivos, e recuperação após desastres.
Um bom sistema de gerenciamento de documentos (DMS) inclui os seguintes recursos:
Suporte para uma grande variedade de tipos de documentos
As pessoas trabalham com uma variedade de documentos todos os dias. Estes incluem arquivos de processamento de palavras, planilhas, arquivos de design, PDFs, e-mails, imagens, blocos de nota digitais, gravações de áudio, e mais. Um bom DMS captura, armazena e organiza todos esses tipos de documentos de maneira integrada.
Estrutura de arquivos
O gerenciamento de documentos depende de organizar arquivos de maneira lógica. Isto pode incluir hierarquias e agrupamentos de documentos, etiquetas, datas, e protocolos de exclusão para arquivos ultrapassados.
Pesquisa e recuperação de arquivos e documentos
Uma das melhores coisas do gerenciamento de documento digital é que você não precisa mais escavar arquivos, na caça de um pedaço de papel perdido. A estrutura de arquivos de um bom DMS fornece a espinha dorsal para recuperação rápida de arquivos. A pesquisa avançada facilita para encontrar o que você precisa por nome de arquivo, palavras-chave, etiquetas, tipo de arquivo, ou datas de criação e modificação.
Permissões de segurança e arquivos
Proteger documentos sensíveis depende de um forte sistema de permissões e controle de acesso. Seus terceirizados devem ter permissões diferentes do seu CEO, e as equipes podem precisar de permissões que mudem conforme a necessidade.
Ferramentas de monitoramento
Um DMS efetivo permite que os administradores monitores a atividade dos usuários (quem acessou o quê, quando, e durante quanto tempo). Isto fornece uma trilha de auditoria a ser seguida se houver questões no futuro.
Controle de versões
Igualmente, um DMS bem desenvolvido permite aos usuários rastrearem quaisquer mudanças feitas em um documento, e rapidamente recuperarem versões antigas.
Facilidade de acesso e compartilhamento
As pessoas não usarão um sistema que é complexo demais ou que dificulta o acesso e compartilhamento de documentos. Um bom DMS integra de maneira fácil com o software que você precisa para realizar as coisas; desde e-mail e processamento de documentos, até sistemas de CRM.
Com um DMS na nuvem, sua equipe pode acessar documentos instantaneamente de qualquer lugar e com qualquer dispositivo. Várias pessoas podem trabalhar no mesmo documento, o que minimiza o potencial de duplicações do mesmo arquivo. Não há necessidade de fazer backups, já que um DMS na nuvem salva tudo automaticamente.
Usando uma solução de gerenciamento de documentos na nuvem, arquivos grandes podem ser compartilhados muito mais rapidamente do que com um sistema local. Finalmente, como sistemas na nuvem geralmente são baseados em assinaturas, eles eliminam os grandes custos e esforços iniciais necessários para implementar uma solução local (sem contar o esforço e horas de TI necessários para fazer a manutenção e atualização daquela solução ao longo do tempo).
Não importa se suas necessidades de gerenciamento de documento são simples ou complexas, o Evernote Teams tem o que você precisa. Nossa experiência de usuário intuitiva, abordagem baseada na nuvem, e estrutura flexível, facilitam o desenvolvimento de um sistema que se adequa à sua equipe. Use o Evernote Teams como um DMS leve para empresas menores. Crie seus documentos como notas (ou faça o upload de documentos existentes em uma nota), depois organize-os dentro de cadernos e spaces.
Equipes maiores podem usar o Evernote Teams como um complemento aos seus DMS. Crie um space para armazenar e compartilhar documentos de integração para novas contratações. Coloque os materiais de venda em um sistema de cadernos dentro do space de sua equipe comercial, para que seus representantes possam acessar as versões mais recentes de qualquer lugar. Ou simplesmente designe o Evernote Teams como o local para notas de reunião e sessões de brainstorming, com spaces e cadernos organizados por departamentos, equipes, ou projetos.
Texto, notas escritas à mão, imagens
O Evernote facilita a captura e armazenamento de não apenas texto, como também notas e imagens escritas à mão. É só usar a câmera do seu telefone para tirar uma foto de um quadro branco, cartão de visita, ou qualquer coisa que você queira capturar. Depois, salve a imagem em uma nota que contenha informações relacionadas, ou salve-a em uma nova nota em branco. O Evernote até deixa o texto dentro de PDFs e imagens pesquisável para recuperação fácil no futuro. Você também pode juntar pesquisas online com o Web Clipper e salvá-la no seu Evernote.
Organização de documentos (cadernos, etiquetas, spaces)
O design simples baseado em notas do Evernote é incrivelmente versátil. Notas podem ser organizadas por projeto, equipe, ou qualquer categoria que você escolher. Notas e cadernos então podem ser mais organizadas com um space dedicado. Por exemplo, todo o conteúdo relacionado a marketing pode ser armazenado em cadernos trimestrais, que ficam no space da equipe Marcom. Notas importantes podem ser fixadas ao space da equipe, e todas as atualizações aparecem na área 'Novidades", mantendo todos atualizados com as informações e progresso mais recente.
Controle de versão
O histórico de notas captura imagens com frequência de cada nota e permite que você volte uma nota no Evernote Web, ou dentro do Evernote para Mac ou Windows. O feed de atividades mostra notas alteradas recentemente e quem as fez. Notas excluídas podem ser recuperadas da lixeira do business a qualquer momento.
Acesso de vários usuários, a qualquer momento
Notas podem ser criadas, editadas, e compartilhadas com qualquer pessoa com as permissões corretas. O Evernote Teams funciona igualmente bem em um dispositivo móvel e em um desktop. Você pode até trabalhar offline e depois atualizar suas notas assim que se conectar à internet.
Pesquisa de documentos
A gramática de pesquisa poderosa e a sintaxe de pesquisa avançada do Evernote permitem que usuários encontrem notas por título, etiquetas, data de criação ou modificação, fonte dos documentos, e até o tipo de mídia que elas contêm (áudio, imagens, etc.).
Armazenagem e segurança
O Evernote Teams tem toda a capacidade que você precisa para armazenar e acessar seus documentos. Cada conta business possui 20GB de uploads mensais mais um adicional de 2GB por usuário na conta. Para manter tudo armazenado de maneira segura, usamos um datacenter que possui certificação SAS 70 (Tipo II) e SSAE16 SOC-1 (Tipo 2).
Para controle de acesso, o Evernote usa SAML 2.0 para viabilizar o Acesso Único (SSO). Nossa implementação de SSO integra facilmente com qualquer grande fornecedor de identidade que ofereça suporte a SAML 2.0. Também temos suporte a ADFS. O Evernote Teams se conecta com a sua solução atual de Diretório Ativo ou LDAP, permitindo que você convide ou remova usuários diretamente do seu console administrativo atual. Administradores podem visualizar e gerenciar usuários e também revisar atividades de notas para todos os membros da equipe, para se certificarem que todos possuam o nível correto de acesso.
Armazene todo os tipos de arquivos, desde documentos do Office e PDFs até áudio, imagens e documentos do Google.
Não se limite com arquivos e pastas—organize do seu jeito para sempre encontrar o que precisar.
Mantenha sua equipe sincronizada ao criar um local único para todos na sua empresa terem as informações que precisam.
Passe menos tempo pesquisando por arquivos ou caçando documentos e mais tempo realizando coisas.
