Projeleriniz birçok hareketli parçadan oluşur. Dağılmış ekipler, birikmiş görevler ve hızla yaklaşan teslim tarihleri olduğunda, teslimatları zamanında yetiştirmek zordur. Projelerin yolunda ilerlemesini sağlamak için, iyi bir organizasyona, önemli bilgilere hızlı erişmeye ve serbest akışlı bir işbirliğine ihtiyacınız vardır.
Evernote Teams'i proje yönetim merkeziniz yapın ve tüm ilgili fikirleri, belgeleri, toplantı notlarını, zaman çizelgelerini ve yapılacaklar listelerini doğru kişilerin erişebilmesi için tek bir yerde tutun. Her şeyin not defterlerinde ve alanlar içinde düzenlenmesiyle, ilerlemeyi kolayca takip edebilir ve ister iş yerinde isterse uzaktan çalışıyor olsunlar, herkesin en son gelişmelerden daima haberdar olduğundan emin olabilirsiniz.
Evernote Teams, birden fazla uygulamayla uğraşmaya, önemli ayrıntıları kaybetmeye ve durum güncellemeleri için ekip üyelerini takip etmeye bir son vermenize yardımcı olabilir.
Bugün birçok ekip, projeleri yolunda ilerletebilmek için elektronik tablolara veya bloknotlara güvenmek yerine, bir proje planlama uygulaması, proje takip aracı veya bulut proje yönetim çözümü kullanıyor. Bu tür sistemler, kaynakları ve bilgileri düzenleyip planlayarak, proje yönetimini daha yetkin hale getiriyor.
Evernote Teams, iş yükünü hafifleten bir proje planlama ve izleme aracı olarak kullanılabilir, aynı zamanda, kuruluşunuzun tercih ettiği platformla birlikte kullanıldığında da harika sonuçlar verir. Ekibinizi bilgili, bağlantılı ve verimli tutmak için, Evernote ve önde gelen proje yönetimi yazılımı birlikte eksiksiz bir çözüm oluşturur.
Kapsamlı bir proje yönetimi için, şu yetenekler çok önemlidir:
Proje organizasyonu
Organize bir proje, çok daha kolay bir şekilde planlanır ve yürütülür. En iyi proje yönetimi araçları, bilgileri, insanları, kaynakları ve görevleri gruplayabilmek için sezgisel yöntemler sunanlardır.
İletişim kanalları
Sohbet, yorum ve diğer iletişim formlarını entegre etmek işin anahtarıdır. Proje ile ilgili tüm mesajlar proje yönetim sistemi içine kaydedilmelidir, böylece ekip üyeleri tüm tartışma ve kararların kaydını kolayca bulabilir.
Hazır ürünlerin ve önemli aşamaların takibi
En iyi proje yönetimi platformları, görevleri, yapılacakları ve son teslim tarihlerini takip ederek, katkıda bulunan bireylerin görevletorini yerine getirmesine yardımcı olur. Bu proje yöneticilerinin temas noktalarını organize etmesine, bitiş tarihlerini ayarlamalarına ve gerekli olduğunda görevleri yeniden atamalarına olanak verir.
Zaman çizelgeleri ve Gantt çizelgeleri
Çeşitli görevler ve son teslim zamanlarının görsel betimlemeleri, ekibe bir projenin programına ilişkin kapsamlı görünüm sağlar. Dijital Gantt çizelgeleri, belirli atamaları ve bağlılıkları anlamak için zaman çizelgesini ayrıntılı incelemenize olanak tanıdıkları için özellikle faydalıdır.
Zaman takibi
Her proje, ücretlendirilebilir çalışma saatlerinden oluşan belirli bir tür bütçeye sahiptir. Güçlü proje yönetimi çözümleri, her kullanıcı için zaman takibini içerir ve harcanan toplam zamanın paydaşlarca görülebilmesini sağlar.
Raporlama
Müşteriler ve patronlar projeyle ilgili güncellemelere kolayca erişebilmek ister. En iyi proje yönetimi sistemleri, müşterileri ve patronları hantal e-tablolara gömülmek zorunda bırakmadan çeşitli ayrıntı düzeylerinde raporlar oluşturur.
Daha küçük kuruluşlar, tüm proje yönetimi ihtiyaçları için genellikle Evernote Teams'i kullanır. Daha büyük kuruluşlar zaten Asana, Trello ve Basecamp gibi araçlarla çalışıyor olabilir. Evernote Teams, herhangi bir yönetim tarzına veya iş akışına uyum sağlama esnekliğiyle, projeyle ilgili tüm materyaller için her zaman erişilebilir bir merkez olarak hizmet vererek bu araçları da geliştirir.
Her tür proje materyalini tek merkezde toplayın
Metinleri, görüntüleri, ses kayıtlarını, web'den kırpılanları ve yazı tahtası ve kartvizit taramalarını notlarınıza kaydedin. Doğrudan Evernote'ta görüntü ve PDF'lere açıklama ekleyerek yorum ve düzeltmeler yapın.Belge Tarama, PDF ve Belge Arama ve El Yazısı Arama özellikleri sayesinde, kolayca yararlanabilmek için, tüm bu içerikler aranabilirdir.
Proje denetim panoları oluşturun
Projelerle ilgili notları, alt-proje, ekip veya seçtiğiniz herhangi bir başka kritere göre düzenlenebilen not defterleri ve yığınlarda toplayın. Not defterleri, projeye özel bir alan içinde gruplanabilir. Örneğin, bir video projesine ayrılmış alanda, ön prodüksiyon, oyuncu kadrosu ve görsel senaryo taslaklarını içeren not defterleri bulunabilir. Proje alanı, bir bakışta proje güncellemelerini sunan bir denetim panosu işlevi görür.
Proje görev listeleri ve yapılacaklar listeleri oluşturun
En basit proje takipçisi, onay kutucuklarıyla özelleştirilmiş, sıralı bir liste içeren bir nottur. Proje yöneticileri, Sorumluluk Alanları, Proje Genel Değerlendirme ya da Eisenhower Matriks şablonları ile ilgili daha ayrıntılı bilgi alabilirler. Yöneticiler, ayrıca, Evernote'ta Trello kartları, Asana görevleri veya Basecamp mesajları oluşturmak için Zapier'i kullanabilirler.
Zaman çizelgelerini ve hazır ürünleri takip edin
Proje Genel Görünümü şablonu, görevler ve teslim tarihleri için basit bir tablo içerir. Ayrıca, herhangi bir nottaki liste ve tabloları kullanarak da zaman çizelgelerini özelleştirebilirsiniz. Evernote'un çok yönlülüğü, size istediğiniz şekilde çalışan bir proje takip aracı sunar. Proje aşamalarını (Acil, Beklemede, İlerliyor, vb.) belirtmek için etiketleme ve belge adlandırma kullanabilirsiniz. Veya belirli proje aşamalarına ayrılmış not defterleri oluşturup, süreç boyunca ekipler çalışırken, ilgili notları bir not defterinden diğerine taşıyabilirsiniz.
En son bilgileri erişilebilir hale getirin
Bir ekip üyesi internete bağlı bir cihazdan projeyle ilgili bir not eklediğinde veya güncellediğinde, yeni içerik hemen ekibin geri kalanının erişimine sunulur. Sürüm kontrolü için, proje yöneticileri not geçmişine bakabilir.
Nerede olurlarsa olsunlar herkesi aynı sayfada buluşturun
Proje ekipleri sıklıkla farklı konumlarda çalışan kişiler içerir. Evernote Teams, uygun erişim denetimleriyle birlikte sorunsuz ekip ortak çalışmasına olanak tanır. Doğru izinlere sahip herkes proje notlarını oluşturabilir, düzenleyebilir ve paylaşabilir. Evernote Teams mobil cihazlarda da en az masaüstü cihazlarda olduğu kadar iyi çalıştığı için, ekip üyeleri istedikleri yerden, hatta çevrimdışı çalışabilir.
Çeşitli popüler proje yönetimi araçlarıyla kurduğumuz doğrudan entegrasyonlar sayesinde, ekibiniz Evernote'un benzersiz işlevlerini mevcut iş akışınıza dahil edebilir.
Gmail ve Google Drive
Gmail ve Google Drive'da projeyle ilgili mesaj ve dosyalarınız mı var? Bunları Evernote'a kaydederek tüm proje belgelerinizle birlikte güncellenmelerini sağlayabilirsiniz. Google Drive dosyaları notlarınızın içinde dosya adı, dosya türü ve son değiştirilme tarihi gibi faydalı bilgiler içeren kutular halinde gösterilir. İhtiyaç duydukları her şeyi bir arada bulmaları için, tüm proje dosyalarını tek bir nota ekleyip ekibinizle paylaşın. Google Drive'da yapılan tüm değişiklikler Evernote'taki proje alanınızda otomatik olarak senkronize edilir.
Outlook ve Microsoft Teams
Projelerinizle alakalı e-postaları, gelen kutunuzdan ayrılmadan Outlook'tan Evernote'a kaydedin. Bu sayede her şeyi proje alanınızda kolayca arşivleyebilirsiniz. Örneğin, harici hizmet sağlayıcıların faturalarını proje bütçe notlarıyla bir arada bulundurabilirsiniz. Ayrıca, notları tek tıklamayla doğrudan Evernote'tan e-postayla gönderebilirsiniz. Evernote Microsoft Teams ile de entegre olduğundan, alakalı sohbet dizilerini proje alanınızda da paylaşabilirsiniz. Ayrıca, doğrudan Microsoft ekip sohbetinizden alakalı Evernote Teams içeriğine erişebilir ve bu tür içeriği paylaşabilirsiniz.
Slack
Slack aracılığıyla ortak çalışan ve iletişim kuran birçok ekip vardır. Evernote Teams'i Slack ile entegre ederek, projeyle ilgili notları Slack kanalınızdan veya doğrudan mesajınızdan kolayca bulabilir ve paylaşabilirsiniz. Slack'de sohbet ederken, hatırlatıcılar ayarlayabilir, görevler oluşturabilir ve ileride dönüp bakmak için önemli kararları Evernote'a kaydedebilirsiniz. Tüm mesajları, PDF'leri ve belgeleri kırpıp Evernote'a kaydederek Slack kanal sohbetlerini toplantı notlarına da dönüştürebilirsiniz.
Salesforce
Satış ekipleri genellikle tüm günlerini Salesforce'ta geçirir. Salesforce ile Evernote Teams'i entegre ederek projeyle ilgili notları belirli kayıtlara sabitleyebilir ve bu notları doğrudan Salesforce içerisinden düzenleyebilirsiniz.
Fikirleri, kararları ve beyin fırtınalarını kaydetmek için, yeni projeleri tek bir çalışma alanında organize edin.
Hatırlatıcılar kurun, bitiş tarihlerini takip edin ve ekibinizin çalışması ilerledikçe geri bildirim alın.
Paydaşlara, projelerin ilerleyişini kolayca görüntüleyebilecekleri yöntemler sağlayarak gereksiz toplantılardan kurtulun.
Tekrarlanan çabalardan kaçının. Şirketteki herkes, geçmiiş çalışmaları kolayca keşfedebilir ve bunlardan yararlanabilir.
