Đôi khi bạn có cảm giác như bị ngập đầu trong đống tài liệu. Ai có phiên bản mới nhất của sách trắng đó? Ở đâu có giấy tờ 5 năm về trước của nhà thầu phụ đó? Tại sao mọi người lại gửi cho nhau tài liệu dài qua email thay vì chỉ cần cung cấp những điểm quan trọng? Hãy chấp nhận thực tế là thanh tìm kiếm trên máy tính của bạn không phải lúc nào cũng làm tốt việc tìm kiếm nội dung.
Với Evernote Teams, bạn có thể tập trung, tổ chức và quản lý tài liệu, bảng tính, tệp nghe nhìn, email và thậm chí là những cuộc trao đổi trên Slack của toàn công ty. Đây là một cách linh hoạt để lưu trữ mọi định dạng thông tin một cách bảo mật, và để giúp đúng người tìm thấy đúng thứ họ cần, ở bất kỳ đâu.Không gian và sổ tay giúp tổ chức nội dung, trong khi ngữ pháp và cú pháp tìm kiếm tinh vi giúp các nhóm tìm thấy thứ họ cần ngay khi cần đến. Bạn không còn cần phải lục tìm trong cả mớ tệp hay sục sạo khắp mạng để tìm tài liệu. Evernote Teams đặt mọi thứ trong tầm tay bạn.
Doanh nghiệp cần nhiều cách để lưu trữ, tổ chức, chia sẻ và cập nhật tệp theo thời gian. Hầu hết doanh nghiệp ngày nay đều dựa vào những phần mềm quản lý tài liệu mạnh mẽ. Sử dụng một giải pháp kỹ thuật số giúp giảm thiểu nhu cầu lưu trữ tài liệu giấy trong tủ và thùng hồ sơ. Kỹ thuật số cũng giúp tăng cường độ an toàn, việc tuân thủ các quy định, khả năng tìm tài liệu, sao lưu hồ sơ và khôi phục sau thảm họa.
Một hệ thống quản lý tài liệu (DMS) tốt bao gồm những tính năng sau:
Hỗ trợ nhiều loại tài liệu
Mọi người làm việc với nhiều loại tài liệu mỗi ngày, bao gồm tệp xử lý văn bản, bảng tính, tệp thiết kế, PDF, email, hình ảnh, ghi chú kỹ thuật số, tệp ghi âm, v.v. Một hệ thống DMS tốt sẽ dễ dàng xử lý việc sao chụp, lưu trữ và sắp xếp tất cả những loại tài liệu này.
Cấu trúc tệp
Việc quản lý tài liệu phụ thuộc vào việc sắp xếp tệp một cách hợp lý, bao gồm việc phân cấp và phân nhóm tài liệu, gắn thẻ, đánh dấu ngày tháng và quy trình xóa đối với những tệp lỗi thời.
Tìm tệp và truy xuất tài liệu
Một trong những điểm hay nhất của việc lưu trữ tài liệu kỹ thuật số là bạn không còn phải sục sạo trong các tủ hồ sơ để tìm một tài liệu thất lạc. Cấu trúc tệp của một hệ thống DMS tốt tạo cơ sở cho việc truy xuất tệp nhanh chóng. Tính năng tìm kiếm nâng cao giúp bạn dễ dàng tìm thấy những gì bạn cần theo tên tệp, từ khóa, thẻ, loại tệp, hoặc ngày tạo và ngày sửa đổi.
An ninh và quyền đối với tệp
Việc bảo việc những tệp nhạy cảm tùy thuộc vào một hệ thống cấp quyền và kiểm soát truy cập mạnh mẽ. Các nhà thầu phải có quyền truy cập khác với Tổng giám đốc của bạn, và các nhóm có thể cần đến những quyền linh hoạt theo nhu cầu phát sinh.
Công cụ giám sát
Một hệ thống DMS hiệu quả cho phép các quản trị viên giám sát hoạt động của người dùng—ai truy cập nội dung gì, lúc nào và bao lâu. Khả năng này giúp tạo thành một quy trình kiểm định khi có vấn đề nảy sinh.
Kiểm soát phiên bản
Tương tự, một hệ thống DMS thiết kế tốt cho phép người dùng theo dõi mọi thay đổi đối với một tài liệu và nhanh chóng phục hồi một phiên bản cũ.
Dễ truy cập và chia sẻ
Ít ai thích dùng một hệ thống quá phức tạp hoặc khó truy cập hoặc và chia sẻ tài liệu. Một hệ thống DMS tốt phải tích hợp liền mạch với những phần mềm bạn cần để hoàn thành công việc—từ hệ thống email, xử lý văn bản đến hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM).
Nhờ một hệ thống DMS dựa trên công nghệ đám mây, nhóm của bạn có thể truy cập tài liệu ngay lập tức từ mọi nơi, trên mọi thiết bị. Nhiều người có thể cùng làm việc với một tài liệu, giúp giảm thiểu nguy cơ tạo ra những bản sao xung đột của cùng một tệp. Không cần phải sao lưu tệp, vì một hệ thống DMS dựa trên công nghệ đám mây tự động lưu lại mọi thứ.
Khi sử dụng một giải pháp quản lý tài liệu dựa trên công nghệ đám mây, bạn có thể chia sẻ những tệp lớn nhanh hơn nhiều so với một hệ thống tại chỗ. Cuối cùng là, do các hệ thống đám mây thường là thuê bao, bạn không cần phải mất nhiều chi phí ban đầu và cũng không mất nhiều công sức để triển khai một giải pháp tại chỗ (chưa kể đến việc mất nhiều công sức và nhân lực CNTT để duy trì và cập nhật giải pháp tại chỗ theo thời gian).
Cho dù nhu cầu quản lý tài liệu của bạn là đơn giản hay phức tạp, Evernote Teams đều có thể hỗ trợ bạn. Chúng tôi cung cấp một trải nghiệm người dùng trực quan, một giải pháp dựa trên công nghệ đám mây và cấu trúc linh hoạt, nhờ đó bạn có thể có được một hệ thống phù hợp với nhóm bạn. Dùng Evernote Teams làm một hệ thống DMS gọn nhẹ cho những tổ chức nhỏ. Tạo tài liệu dưới dạng ghi chú (hoặc tải tài liệu hiện có lên một ghi chú), rồi sắp xếp vào các sổ tay và không gian.
Những nhóm lớn có thể dùng Evernote Teams để bổ sung cho hệ thống DMS của họ. Tạo một không gian để lưu trữ và chia sẻ tài liệu tập huấn cho nhân viên mới. Lưu trữ những công cụ hỗ trợ tiếp thị trong một hệ thống sổ tay nằm trong không gian của nhóm bán hàng, để các nhân viên bán hàng có thể truy cập phiên bản mới nhất từ bất kỳ đâu. Hoặc chỉ cần chỉ định Evernote Teams làm nơi lưu trữ ghi chú họp và các phiên suy nghĩ ý tưởng, trong đó các không gian và sổ tay được tổ chức theo phòng ban, nhóm hoặc dự án.
Văn bản, chữ viết tay, hình ảnh
Evernote giúp bạn dễ dàng sao chụp và lưu trữ không chỉ văn bản, mà còn chữ viết tay và hình ảnh. Chỉ cần dùng máy ảnh của điện thoại để chụp nhanh bảng trắng, danh thiếp hoặc thứ gì bạn muốn chụp. Rồi lưu hình ảnh vào một ghi chú có chứa những nội dung liên quan, hoặc lưu vào một ghi chú trống. Evernote thậm chí còn chuyển văn bản trong tệp PDF và hình ảnh thành dạng tìm kiếm được để bạn có thể dễ dàng tìm thấy về sau. Bạn cũng có thể thu thập thông tin nghiên cứu trên mạng bằng Web Clipper rồi lưu vào Evernote.
Tổ chức tài liệu (sổ tay, thẻ, không gian)
Thiết kế đơn giản dựa trên ghi chú của Evernote thực sự vô cùng linh hoạt. Ghi chú có thể sắp xếp vào sổ tay theo dự án, nhóm hoặc một danh mục tùy ý bạn. Sau đó, ghi chú và sổ tay có thể được sắp xếp vào một không gian riêng. Ví dụ, bạn có thể lưu trữ mọi nội dung tiếp thị trong sổ tay theo quý, rồi đưa vào không gian của nhóm Truyền thông tiếp thị. Những ghi chú quan trọng có thể được ghim vào không gian của nhóm, và những thông tin cập nhật có thể xuất hiện trong khu vực 'Có gì mới', nhờ thế mọi người đều có thể nắm được thông tin và tiến độ mới nhất.
Kiểm soát phiên bản
Lịch sử ghi chú thường xuyên lưu lại những bản chụp nhanh của mỗi ghi chú, cho phép bạn quay về một phiên bản cũ từ Evernote Web hoặc Evernote cho Mac hoặc cho Windows. Nhật ký hoạt động cho thấy những ghi chú mới được thay đổi và người thay đổi. Bạn có thể khôi phục những ghi chú bị xóa từ thùng rác doanh nghiệp bất kỳ lúc nào.
Nhiều người truy cập, ở bất kỳ đâu
Ai cũng có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ ghi chú nếu được cấp quyền phù hợp. Evernote Teams hoạt động tốt trên thiết bị di động cũng như trên máy tính. Thậm chí bạn có thể làm việc khi không có mạng rồi cập nhật ghi chú ngay khi nối mạng.
Tìm kiếm tài liệu
Ngữ pháp tìm kiếm mạnh mẽ và cú pháp tìm kiếm nâng cao của Evernote cho phép người dùng tìm thấy ghi chú theo tiêu đề, thẻ, ngày tạo hoặc ngày sửa đổi, nơi tạo, nguồn tài liệu và thậm chí cả loại nội dung nghe nhìn có trong tài liệu (âm thanh, hình ảnh, v.v).
Lưu trữ và bảo mật
Evernote Teams có mọi tính năng bạn cần để lưu trữ và truy cập tài liệu. Mỗi tài khoản doanh nghiệp có 20GB dung lượng tải lên mỗi tháng cộng thêm 2GB cho mỗi người dùng trong tài khoản đó. Để lưu trữ tài liệu một cách an toàn, chúng tôi sử dụng những trung tâm dữ liệu quản lý dữ liệu được chứng nhận đạt tiêu chuẩn SAS 70 (Loại II) và SSAE16 SOC-1 (Loại 2).
Để kiểm soát quyền truy cập, Evernote sử dụng Ngôn ngữ đánh dấu xác nhận bảo mật 2.0 (SAML 2.0) để bật tính năng Đăng nhập một lần (SSO). Giải pháp SSO của chúng tôi dễ dàng tích hợp với bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ định danh lớn nào có hỗ trợ SAML 2.0. Ngoài ra, chúng tôi còn hỗ trợ cả ADFS. Evernote Teams sẽ kết nối với giải pháp Active Directory hoặc LDAP của bạn, cho phép bạn mời hoặc xóa người dùng ngay từ trong bảng điều khiển quản trị hiện tại của mình. Các quản trị viên cũng có thể xem và quản lý người dùng, và cũng có thể xem xét các hoạt động trong ghi chú của mọi thành viên trong nhóm để đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập phù hợp với vai trò của mình.
Lưu trữ mọi loại tệp, từ tài liệu Office, tệp PDF đến tệp âm thanh, hình ảnh và tài liệu Google.
Đừng để cho tệp và thư mục giới hạn bạn—hãy tổ chức theo ý bạn để luôn có thể tìm được những gì bạn cần.
Giúp nhóm bạn thống nhất với nhau bằng cách tạo một nơi tập trung để mọi người trong công ty đều có được thông tin họ cần.
Tốn ít thời gian hơn để tìm tệp hoặc tài liệu và có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc.
